Вопросы и задания информац-справоч док


ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ
ТЕМА: « Подготовка и оформление справочно-информационных и аналитических документов».
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:
Назначение и классификация справочно-информационной и аналитической документации в различных сферах деятельности.
Процедура подготовки, составления и оформления протоколов.
Процедура подготовки, составления и оформления служебной документации (докладные записки, служебные записки, объяснительные записки)
Процедура подготовки, составления и оформления служебного письма.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ:
Изучите «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» утвержденные Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 ( раздел 3.3.5.4 Протокол заседания (совещания).
Заполните таблицу «Оформление протокола»
Требования к оформлению
Вид бланка документа Оформление даты в протоколе Оформление регистрационного номера Требования к структуре текста протокола Подписание протокола Сроки подготовки протокола Доведение протокола до исполнителей

ОРГПРОЕКТ № 4 «Составление и оформления справочно - информационных документов» ( номер задания определяется по последней цифре студенческого билета)
ОРГПРОЕКТ № 4
Составление и оформите протоколов и актов
Задание № 1.

Дирекция ООО «Астра» (г. Хабаровск) 12.08.2010. провело свое очередное заседание, на котором присутствовали Востряков С.Т., Студнев П.Д., Лебедев И.М., Антонов П.Л., Шептунова В.Г., Тимофеев А.А., Стулова М.И.
На заседании обсуждалось два вопроса: о ходе рекламной кампании в Ш квартале 2010 г. и о переходе на новую систему выплаты премиальных.
По первому вопросу слушали сообщение начальника отдела рекламы Вострякова С.Т., текст сообщения которого был передан секретарю заседания Н.Д.Беловой. По этому же вопросу выступил финансовый директор Тимофеев А.А., который одобрил увеличение расходов на наружную рекламу в Ш квартале 200__ г. на 5%.
По второму вопросу сделал сообщение Стулов М.И. и текст сообщения также передал секретарю. По данному же вопросу выступили Антонов П.Л., начальник отдела кадров, и Лебедев И.М., директор по продажам. Первый одобрил новую систему выплаты премиальных и рекомендовал подготовить необходимые документы к 01.09.2010 Второй предложил доработать новую систему выплаты премиальных и рекомендовал провести голосование по данному вопросу на общем собрании трудового коллектива.
В итоге заседания были приняты следующие решения: 1. Одобрить работу отдела рекламы в Ш квартале 2010 г. 2. Провести общее собрание трудового коллектива по вопросу о переходе на новую систему выплаты премиальных 15.08.2010. Ответственным за подготовку собрания была назначена зав.канцелярией Шептунова В.Г.
Собрание вел председатель О.А.Румянцев.
Задание 2.
Комиссия под председательством начальника технической группы А.А.Волового и членов комиссии Борисова М.Ю., начальника административно-хозяйственного отдела, Смирнова Л.П., бухгалтера, и Романовой И.К., офис-менеджера, ЗАО «Леонтия» на основании докладной записки офис-менеджера И.К.Романовой 11.07.200__ г. провела проверку технического оснащения приемной генерального директора и признала негодными для эксплуатации копировальный аппарат Xerox 345(1 шт.), шредер (инв.номер 367, 1 шт.), факс 47823 (1 шт.). Признанная непригодной для эксплуатации техника была передана на склад предприятия. По установленному факту комиссия составила акт приема-передачи оргтехники в 3 экз. (1-1 экз. – начальнику административно-хозяйственного отдела, 2-й - главному бухгалтеру, 3-й - в дело 23-02), который был утвержден генеральным директором П.И.Степановым.
Задание № 3.
ЗАО «Гранд-М» (Москва) 05.03.200__г. провело заседание Совета директоров, на котором присутствовали следующие члены Совета: Попов И.П., Иванов И.И., Сидоров С.С., Устинова У.У., Федоров Ф.Ф. В связи с наличием кворума заседание было признано правомочным. На заседание выносился вопрос об определении рыночной стоимости размещаемых обществом дополнительных акций. По данному вопросу заслушали Федорова Ф.Ф., который предложил определить рыночную стоимость размещаемых обществом акций путем закрытой подписки дополнительных акций в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. за акцию. Заседание постановило утвердить предложение Федорова Ф.Ф., так как при голосовании «ЗА» было отдано пять голосов, проголосовавших «ПРОТИВ» и «ВОЗДЕРЖАВШИХСЯ» не было. Решение принято единогласно. Заседание вел председатель П.И.Попов. Протокол подготовлен секретарем И.П.Петровым.
Задание № 4.
Сотрудники бухгалтерии ОАО «Квант» провели заседание по вопросу сокращения срока составления годового отчета за 200__ г., на котором присутствовало 6 человек. С сообщением выступила бухгалтер Суркова А.М., которая отметила, что работники группы учета имеют все возможности для значительного сокращения срока составления годового отчета, и что годовой отчет за 200__ г. может быть представлен группой учета на 3 дня раньше установленного срока.
В обсуждении данного вопроса выступили Е.Н.Кротов, главный бухгалтер, и Г.А.Шубина, бухгалтер. Кротов сообщил о том, что им разработан новый график работ по составлению годового отчета, при условии выполнения которого всеми работниками группы учета, годовой отчет можно составить и сдать на 4 дня раньше установленного срока. Г.А.Шубина отметила, что досрочное представление годового отчета за 200__г. является почетной и ответственной задачей работников бухгалтерии, и что коллектив бухгалтерии может составить годовой отчет раньше срока, если все работники будут выполнять уплотненный график работы.
В итоге заседания было решено представить годовой отчет за 200__ г. на четыре дня раньше установленного срока, т.е. 00.00.200__г. и провести анализ годового отчета с целью выявления резервов, необходимых для успешного выполнения плана за 200__ г. Заседание вела председатель К.М.Левашова, протоколировал секретарь И.В.Хомяков.
Задание № 5.
Комиссия, созданная на основании приказа директора ЗАО «Медсервис» от 05.10.200__ г. № 23 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ЗАО «Медсервис» в составе: председателя Зудиной О.Д., зав.канцелярией, членов комиссии Токарева Н.Л., зав.производственным отделом, Павловой В.Е., зам.гл.бухгалтера, Александрова А.В., менеджера по кадрам, Ивановой З.П., секретаря-референта канцелярии, в присутствии секретаря отдела маркетинга С.С.Родионовой 12.10.200__ г. провела проверку состояния работы с документами в отделе маркетинга. В результате проведенной проверки было установлено, что в отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы, заголовки дел зачастую не соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел, отсутствуют два дела с перепиской за 200__г., не проведена предархивная обработка документов 200__г., подлежащих длительному хранению. Таким образом, комиссия пришла к выводу, что в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления. По установленным фактам был составлен акт проверки работы с документами в отделе маркетинга в 4 экземплярах (1-й – зам.директора по административно-хозяйственным вопросам, 2-й – зав.отделом маркетинга, 3-1 – председателю комиссии, 4-й – в дело 01-09. Акт вступил в силу с момента утверждения директором предприятия.
Задание № 6.
17 января текущего года в адрес завода по ремонту часов и ювелирных изделий прибыла посылка с завода-поставщика, при вскрытии которой было обнаружено отсутствие двенадцати корпусов для часов марки «Молния», числившихся по накладной № 18 от 24 октября предыдущего года. Для подтверждения данного факта на основании приказа директора завода № 12 от 18 января текущего года была создана комиссия под председательством начальника отдела снабжения Карпенко Е.П. и членов комиссии инженера Павлова А.Р. и зав.складом № 1 Кудряшова Р.В. Комиссией был составлен акт 21 января текущего года, в котором содержался вывод о том, что завод-поставщик должен поставить недостающее количество корпусов к часам. Акт вступил в действие с момента утверждения (22 января т.г.) директором завода Б.И.Романовым.
Задание № 7.
Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора Московского завода по ремонту часов и ювелирных изделий № 24 от 15 февраля текущего года, в составе председателя Островского Э.А.(зам.главного бухгалтера завода) и членов комиссии Петровой О.Н. (бухгалтера), Носковой Н.И. (ст. экономиста планового отдела) произвела ревизию кассы завода по состоянию на 16 февраля текущего года. Ревизия проводилась в присутствии кассира завода Карташова Н.И. В результате проведенной ревизии было установлено, что остаток наличных денег в кассе составляет 1030 рублей 00 коп., остаток денег по кассовой книге – 1030 руб. 00 коп. Других ценностей в кассе завода не обнаружено, что соответствует данным учета. Комиссия также установила, что порядок ведения кассовой книги и хранения денег соответствует требованиям Положения о ведении кассовых операций государственными, кооперативными и общественными предприятиями, учреждениями и организациями. Акт вступил в действие с момента утверждения директором завода.
Задание № 8.
Комиссия в составе председателя, начальника отдела снабжения и членов комиссии: начальника отдела культурно-бытовых и хозяйственных учреждений, заведующего складом, назначенная приказом генерального директора ОАО «Стрела», провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия работала в присутствии кладовщика и инспектора финотдела и установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию за непригодностью к дальнейшему использованию. Акт списания имущества был составлен с 2 экз. (отделу снабжения, бухгалтерии), подписан комиссий и утвержден генеральным директором.
Задание № 9.
Комиссия, назначенная приказом директора техникума, в составе: председатель – зам. директора, члены комиссии: бухгалтер, бывший заведующий хозяйством, вновь назначенный заведующий хозяйством, осуществила фиксацию факта передачи дел заведующим хозяйством. В результате сдачи-приема дел было установлено, что все оборудование, инвентарь, мебель находится в соответствии с ведомостью инвентаризации, ведомость инвентаризации составлена по состоянию на 00.00.200__г., имеется ведомость инвентаря и мебели, подлежащих списанию. Акт был составлен в 3 экз. (бухгалтерии, хозяйственному отделу) и вступил в силу после утверждения директором техникума.
Задание № 10
На внеочередном общем собрании акционеров ЗАО «Инвестиционная компания «Капитал Плюс»» было принято решение об изменении организационно-правовой формы общества из ЗАО в ОАО. На собрании присутствовало 45 человек. Председателем собрания был избран Бузыканов Г.И., секретарем Эллерт А.С.. Основным докладчиком выступил генеральный директор О.Н. Катионов, в прениях выступили Чеканцева З.К, Островский И.В.. Акционеры Елагин В.С., Зверев В.А. и Баяндин В.И. проголосовали против преобразования, Кузневова Ф.С. и Дремова Л.И. воздержались.
ЛИТЕРАТУРА:
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утвержденные Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76;
Быкова Т.А., Подготовка совещаний и собраний ( практическое пособие ) / Т.А.Быкова, Т.В.Кузнецова. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. – 80 с.;
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е издание, испр. и дополн. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с..
Ларьков Н.С., Документоведение: учебное пособие / Н.С.Ларьков. – М.:АСТ: Восток-Запад.206. – 427 с.;
Организация работы с документами: учебник / В.А.Кудряев и др. М.; ИНФРА-М. 1988. 575 с.;
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Деловая периска: практическое пособие. – М.: Дело, 2004. – 432 с. Т.А.Быкова, Л.М. Вялова и др. – М.: МЦФЭР, 2004. – 688 с.
Энциклопедия секретаря/ В.И.Андреева, Т.А.Быкова, Л.М.Вялова и др. – М.:МЦФЭР. 2004. – 688 с.
Вопросы и задания (ВЫПОЛНЯЕМ ВСЕ)
№ 1
Проанализируйте заголовочную часть протокола совещания, проведенного директором ООО. Определите ошибки в оформлении.
ООО «РЕНЕСАНС»
п р о т о к о л
«УТВЕРЖДАЮ» Замдиректора
А.М.Иванов
15.09.10 № 1
Председатель - генеральный
директор института. Проф.. д.и.н.
И.A.Mихайлов Секретарь – П.О.Романова ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об утверждении сметы расходов на реконструкцию склада
2. Вопросы финансирования
3. Разное
№ 2
Изучив требования к оформлению полного и краткого протокола, выявите отличия в их оформлении.
№ 3
Используя следующую ситуации оформите полный протокол. Обратите
внимание на наличие приложения к этому протоколу, установите состав
должностных лиц, которые должны его подписать.
В ЗАО «Двигатель» состоялось заседание Технического совета
при Генеральном директоре Т.Д.Глаголева под его председательством, вприсутствии всех членов Совета (16 человек) и секретаря Совета.
Совет обсуждал вопросы о состоянии работы ЗАО за прошедший год и
перспективы развития общества в будущем году, о выполнении программы
выпуска продукции и ее реализации;
По первому вопросу доклад делал заместитель генерального директора
К.А.Русланов, который дал развернутую характеристику деятельности
Общества, отметил расширение сотрудничества с партнерами в других
регионах. К.А.Русланов доложил о подписании соглашения о намерениях сунитарным предприятием «Турбина» и его перспективах для Общества.
Совет принял решение о заключении договора с предприятием «Турбина» о выпуске запчастей для сельскохозяйственной техники. Коммерческий директор Aнтонов M.К. доложил о соблюдении планов реализации готовой продукции, отметив при этом три случая срывов поставки и нарушения Обществом своих обязательств по причинам неправильной комплектации заказов. Причиной такого положения явилось отсутствие современного складского оборудования.
Решение по второму вопросу содержало поручение Коммерческому
директору Aнтонову M.К. подготовить обоснование проекта реконструкции
склада предприятия.
№ 4
Используя следующую ситуацию оформите решение Совета директоров.
Совет директоров открытого акционерного общества «Рассвет», после
обсуждения на заседании Совета, с целью совершенствования управления
обществом выработал решение о преобразовании структуры общества.
При этом финансовое управление и бухгалтерия объединяются в одно структурное подразделение, руководство которым поручается главному бухгалтеру А.В.Ловакину. Секретарские должности руководства общества
выводятся из подчинения службы делопроизводства и объединяются в самостоятельное структурное подразделение - секретариат, руководство которым поручается помощнику генерального директора Н.Ю.Манилину.
Вновь назначенные руководители обязываются этим решением представить на утверждение генерального директора положения о создаваемых структурных подразделениях, изменения в штатное расписание и проекты должностных инструкций на своих работников.
№ 5
В структуре университета образован Ученый Совет, который является
постоянно действующим коллегиальным органом управления. В соответствии с планом работы Совет проводит заседания каждый первый понедельник месяца. На предстоящем заседании будут рассматриваться вопросы об итогах закончившегося учебного года, обсуждаться концепция
нового учебного плана по специальности «……», приниматься решение о создании в структуре университета учебного центра для выполнения на договорной основе повышения квалификации по ряду специальностей.
Секретарь Совета должен разослать каждому члену Совета приглашение
на заседание. Составьте текст этого приглашения.
№ 6
Ниже перечислены три варианта состава реквизитов, которые входят втиповой формуляр протокола. В предложенном тесте отметьте вариант
правильного ответа.
Формуляр протокола включает:
а) Наименование организации, наименование вида документа, дату проведения заседания, номер, вид заседания, инициалы и фамилии председателя и секретаря, список присутствующих и приглашенных, повестку дня, текс, составленный по схеме: Слушали-Выступили-Постановили, подписи председателя и секретаря;
б) Наименование коллегиального органа, наименование вида документа,
дату, номер, место составления, должности председателя и секретаря,
количество присутствующих и приглашенных, повестку дня, запись хода
заседания по форме: Слушали-Выступили-Постановили, подписи секретаря,
грифа утверждения руководителя организации;
в) Наименование организации, слово «ПРОТОКОЛ», дату его составления,
место составления, вида заседания, должности, инициалы, фамилии председателя и секретаря, должности, инициалы, фамилии присутствующихи приглашенных, записи хода заседания по схеме: Слушали-Выступили-Постановили, подписи председателя и секретаря.
№ 7
Проанализировать образец документа, выявить и прокомментировать
ошибки в оформлении.
Научно-исследовательский институт
протокол
15.02.04 № 1
заседания Совета института
Председатель - A.M. Иванов
Секретарь - О.М. Петрова
Присутствовали: 35 человек .ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Организация учебно-научного российско-швейцарского центра и
утверждение положения о нем. Выступление А. К. Караваева.
2. Об утверждении положения о центре.
Выступление М.Т. Петрова.
1. СЛУШАЛИ:
Караваев А.К. - рассказал об укреплении российско-швейцарских отношений
и расширении сотрудничества с университетами Швейцарии в области образования. Предложил создать учебно-научный российско-швейцарский
центр как общеинститутское структурное подразделение. Возможность со-
здания центра обосновывается соглашением между Институтом и Университетом Фрибурга.
ПОСТАНОВИЛИ:
1. Создать в структуре института учебно-научный российско-швейцарский
центр.
2. СЛУШАЛИ:
Петров М.Т. - ознакомил собравшихся с проектом положения о центре,
которое определило статус центра как самостоятельного структурного
подразделения, его основные задачи и функции в области образования, а
также внутренние и внешние взаимосвязи.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Утвердить положение об учебно-научном российско-швейцарском
центре (Приложение 1).
3. СЛУШАЛИ:
A.M. Кротов - выступил с предложением о кандидатуре директора центра и
предложил руководство центром поручить профессору В.В. Михалеву,
который был инициатором расширения сотрудничества с университетами Швейцарии и принимал действенное участие в заключении Соглашения о сотрудничестве. Работы В.В.Михалева.
ПОСТАНОВИЛИ:
3.1. Назначить директором учебно-научного российско-швейцарского центра
профессора В. В. Михалева.
Приложение: Положение об учебно-научном российско-швейцарском
центре на 10 л. в 1 экз.
Председатель Иванов Иванов A.M.
Секретарь Петров (Петрова О.М.)
№ 8
Используя правильный вариант предыдущего документа, оформите две
выписки из протокола по второму вопросу, о назначении директора учебно-
научного российско-швейцарского центра для предъявления в кадровую службу института, вторую в департамент образования города.
№ 9
В научно-исследовательском институте принято рассылать копии протоколов Ученого Совета в структурные подразделения. Каждая копия заверяется секретарем. Какой вариант заверения копии ей выбрать?
ВЕРНО
Секретарь директора
Подпись, И.О.Фамилия
Дата, печать С подлинным верно
Подпись, И.О.Фамилия
Дата, печать
КОПИЯ ВЕРНА
Секретарь Ученого Совета
Подпись, И.О.Фамилия № 10
Из представленных вариантов выберите правильный способ оформления
выписки из протокола, предназначенной для использования внутри
организации:
Снять копию с подлинника (оригинала), заверить ее печатью
скопировать заголовочную часть протокола, соответствующий вопрос,
копия заверяется подписью секретаря
копируются заголовочная часть, пункт повестки дня, по которому дается выписка, текст протокола, относящийся к данному вопросу, копия заверяется подписью секретаря, с указанием должности, инициалов и фамилии.
№ 11
Используя следующую ситуацию, составьте и оформите объяснительную записку.
Инспектор канцелярии ЗАО «Сириус» И.И. Русакова в соответствии сприказом генерального директора от 12.03.2011 № 45 должна была к 15.06.2011 провести экспертизу ценности документов, хранящихся в канцелярии. В связи с длительной болезнью зав. канцелярией И.И. Русаковавыполняла ее обязанности и не смогла выполнить поручение в срок. После
выхода на работу зав. канцелярией ЗАО она потребовала от И.И. Русаковойобъяснительную записку.
№ 12
Проанализируйте предложенный образец документа и найдите ошибки воформлении.
ДЕПАРТАМЕНТ
ИНВЕСТИЦИОННЫХ ПРОГРАММ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
ДОНЦОВУ Т.П.
В связи с завершением работы по договору 901.03 и реорганизацией
структуры департамента происходит перераспределение функций
сотрудников.
Прощу перевести С.Т.Никонова, Т.П.Тимофеева в Департамент
торговли потребительскими товарами с последующим внесением изменений
в штатное расписание.
/Начальник
Департамента Ником (Микулин В.А.)
№ 13
В предложенном тесте определите вариант ответа, где правильно перечислены реквизиты, которые в зависимости от учредительных документов организации содержит типовой формуляр письма.
а) Государственный герб Российской Федерации, (герб субъекта Российской
Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)),код организации, ОГРН, ИНН/КПП, наименование организации, справочные
данные об организации, дата, номер, ссылка на номер и дату инициативногодокумента, заголовок к тексту, текст, подпись.
б) Государственный герб Российской Федерации, (герб субъекта Российской
Федерации, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания)),наименование организации, наименование вида документа, справочные
данные об организации, дата, номер, ссылка на номер и дату инициативногодокумента, заголовок к тексту, текст, подпись.
в) Государственный герб Российской Федерации, (герб субъекта Российской
Федерации, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания)),наименование организации, справочные данные об организации, дата,
номер, место издания документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

Приложенные файлы

  • docx 26684795
    Размер файла: 38 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий