Текстове оформлення довідково-інформаційних док..


Текстове оформлення довідково-інформаційних документів
План
Службові листи, їх різновиди.
Вимоги до ділового листування.
Етикет ділового листування.
Оголошення. Запрошення.
Службові записки.
Виробничі звіти.
Протоколи, витяги з протоколів.
Вправа 1. Доповніть твердження.
1. Службовий лист - це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами.
2.Вступ має містити виклад  виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа, діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів.
3.За функціональними ознаками службові листи поділяють на два типи: листи, що потребують відповіді, і листи, що не потребують відповіді.
4.За кількістю адресатів розрізняють листи:
Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.
Циркулярні — надсилаються цілій низці установ (наприклад, керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес).
Колективні — надсилаються на одну адресу, але пишуть його від імені кількох кореспондентів.
5. Циркулярний лист завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій.
6. Супровідний лист - документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, товари чи інші матеріальні цінності.
Доповненням. проханням, рекомендацією-характеристикою та виконувати роз'яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні може бути супровідний лист.
У рекламаційному листі йдеться про висловлювання невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упаковання тощо.
Лист-запит містить: містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо.
До службових записок належать  доповідна та пояснювальна записки.
Доповідні записки залежно від змісту поділяються на інформаційні та звітні. Інформаційна доповідна записка інформує керівника про хід чи розвиток певного процесу, звітна — повідомляє про завершення роботи або про хід виконання вказівок.
12. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові - на звичайному папері за встановленим зразком.
13.Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи:
Скорочені - містять назву обговорюваних питань, прізвища доповідачів та виступаючих і прийняті рішення.
Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів та виступаючих та інших учасників зборів, нарад, засідань, конференцій.
Стенографічні - всі виступи записують дослівно.
Текст протоколу містить пункти: має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.
Протокол підписують голова й секретар (протоколи загальних зборів (нарад)), усі члени президії (протоколи засідань комісій).
Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.
Короткою (усіченою) формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання – це витяг з протоколу.
Вправа 2. Запишіть текст листа-повідомлення діловим партнерам про початок рекламування по телебаченню Вашої нової продукції.
Вправа 3. Запишіть текст листа на ім'я директора друкарні «Райдуга» з проханням виготовити для Вашого підприємства друковану продукцію (визначте самостійно, яку саме й у якому обсязі).
Вправа 4. Від імені керівника підприємства складіть лист, адресований директорові навчального закладу, з проханням прийняти на комп'ютерні курси двох (2) працівників підприємства (оплата послуг гарантується). Текст листа запишіть.
Вправа 5. Запишіть текст листа на ім'я директора підприємства, подякувавши за відкриття поточного рахунка підприємства у Вашому банку.
Вправа 6. Прочитайте фрагменти листів. Виправте помилки.
1. Посприяйте тому, щоб мені виділили комунальну квартиру з дитиною.
2. Направляється гр. Товнір для проходження медичної комісії, яка буде працювати економістом.
3. Меблярі на виставці представлені лише двоярусним ліжком.
4. Товаришу Стрєльцов! Висилаю Вам протокол загальних зборів. Доповідачі прикладаються.
5. Всі ці бухгалтери незабаром будуть повішені на Дошці пошани.
6. За неправильні дії касира банку просимо вибачення, які надалі повторюватися не будуть (з відповіді па скаргу).
7. Групою комісії по контролю відкрито чимало недоліків у роботі вузла зв'язку, чим самим нанесено матеріальних збитків державі майже на 5 тис. гривень.
Вправа 7. Від імені коменданта студентського гуртожитку складіть доповідну записку на ім'я керівника навчального закладу про недотримання студентами Правил внутрішнього розпорядку в гуртожитку.
Вправа 8. Проаналізуйте фрагменти доповідних записок. Виправте помилки, запишіть правильно.
1. Чистоту і порядок не тримає в кімнаті.
2. Працюю я на заводі 4 роки. Крім подяк і почесних грамот, я ніколи нічим більше не був наказаний.
3. У відповідності наказу від 14.10. 2011 р. №101 через простой завода зарплату працівникам на нащитали зовсім, а главбуха зняли з посади.
Вправа 9. Складіть пояснювальну записку на ім'я директора коледжу з приводу вашої відсутності на заліковому занятті (дисципліну визначте самостійно).
±
Вправа 10. Запишіть текст пояснювальної записки керівнику з приводу скарги, поданої на Вас клієнтом.
Вправа 11. Відредагуйте фрагменти оголошень. Запишіть правильні варіанти.
1. 22 травня 2011 року в 18 годині вечора у актовій залі коледжу відбудеться урочисте
свято на честь закінчення учбового року.
2. 15 жовтня 2009 року, в 18 годин, відбудеться знайомство зі старшокурсниками.
3. Почесне відкриття клубу відбудеться 14 червня сього року.
4. 16 травня 2010 року відбудеться зустріч випускників, що випустилися у 2000 році.
5. Фірма потребує менеджера по персоналу.
6. Фірма надає послуги з одержання кредиту.
7. Засідання гуртка проходять кожної суботи в 17 годин.
8. За довідками звертатися по тел.: 444-12-87 (лінія безплатна).
Оплата по перерахунку.
Документи подавати за адресом: вул. Метробудівська. 6. 1 1. Вхід по запрошеннях.
12. Меблі від нашого підприємства створять почуття комфорта в Вашій квартирі.
13. Пропонуємо переказ валютних коштів закордон.
14. Банк оголошує конкурс на заступання посад замісника директора департамента права та головного юрисконсульта.
15. Прем'єра нової вистави відбудеться 14 липня 2010 року.
16. Тільки у нас! Самий широкий вибір найяскравіших, найякісніших шкільних канцелярських товарів за самими низькими цінами! З надією на спільне співробітництво!
17. 25 червня в Палаці «Україна» відбудеться святковий вечір, присвячений професіональному святу працівників митної служби України.
18. Початок конференції розпочнеться об 10 годині.
Вправа 12. Складіть оголошення про послуги, що надаються фірмою або підприємством.
Вправа 13. Складіть оголошення про відкриття власного магазину. Текст запишіть.
Вправа 14. Складіть запрошення на зустріч випускників Вашого навчального закладу (уточніть, випуск якого року мається на увазі). Текст запрошення запишіть.
Вправа 15. Доповніть текст протоколу зборів студентської групи відповідними відомостями.
Порядок денний
Проведення в коледжі конкурсу «Красуня коледжу», участь у ньому студентів групи. Доповідач -.
Складання графіку чергування в навчальній аудиторії. Доповідач
3. Аналіз успішності студентів групи у поточному місяці. Доповідач
І. СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
УХВАЛИЛИ:
II. СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
УХВАЛИЛИ:
III. СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
УХВАЛИЛИ:
Вправа 16. Виправге помилки у текстах протоколів.
1. Слухали: Підгурного С. М. в присутності голови правління Тернюка В. Г.. який запевнив присутніх, що більше не буде зловживати спиртними напоями.
2. На зборах присутні 26 чоловік і 3 бухгалтери.
3. Слухали: Про виконання плану ремонта оргтехніки, так як звіт на носу, а графік ремонту зірваний. Ухвалили: Для посилення підготовки до звіту перевести лаборанта Кузьмич О.В. до бухгалтерії для ремонту.
4. Товариші! Ми підвели підсумки роботи у бугалтерії. Це сама головна, сама відповідальна і почесна робота.
Вправа 17. Об'єднайте критерії класифікації службових листів та види службових листів.
1. Листи, які потребують відповіді A.Листи-прохання B.Листи-пропозиції Д. Листи-вимоги
2. Листи, які не потребують відповіді Г. Супровідні листи Е. Листи-відмови
3. Кількість адресатів Б. Циркулярні листи Ґ. Колективні листи
Вправа 18. Об'єднайте документи та їх різновиди.
1. Доповідні записки Б. Звітні В. Ініціативні Д. Інформаційні
2. Заяви А. Особисті Г. Службові
3. Звіти Ґ. Статистичні Е. Текстові
Вправа 19. Встановіть відповідність між документами та їх визначеннями.
1. Службовий лист В. Поширений вид документації, один із способів обміну інформацією, основний засіб встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями тощо
2. Запрошення А. Документ, який адресується конкретній особі і містить пропозицію взяти участь у події чи заході та оформляється на окремих бланках
3. Рецензія Б. Документ, який є критичним відгуком на художній, науковий або інший твір, містить зауваження, пропозиції тощо і метою якого є рекомендація твору до друку або захисту
4. Анотація Ґ. Документ, який є короткою, стислою характеристикою змісту книги, статті тощо
5. Довідка Г. Документ інформаційного характеру . що підтверджує факти з життя й діяльності громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств

Приложенные файлы

  • docx 26518419
    Размер файла: 28 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий