Оформлення особового листка з обліку кадрів та особової картки


Оформлення особового листка з обліку кадрів та особової картки

Основним документом в особовій cпpaвi працівника є особовий листок з обліку кадрів, тому правила його оформлення повинні знати не тільки працівники кадрових служб.
Особовий листок з обліку кадрів містить перелік питань щодо даних працівника, його освіти, попередньої роботи, відношення до військової служби, сімейного стану тощо. Цей документ є узагальненням автобіографічних даних майбутнього працівника.
При заповненні особового листка з обліку кадрів використовуються такі документи:
* паспорт;
* трудова книжка;
* військовий квиток;
* документ про освіту (диплом, посвідчення, свідоцтво, атестат);
* документи про присвоєння вченого ступеня;
* документи про винаходи, що їх має працівник.
У бланку особового листка з обліку кадрів міститься 14 розділів, які заповнюються від руки працівником при оформленні на роботу, виправлення та помарки не допускаються. Kpiм того, слід дотримуватись певних правил:
1. Прізвище, ім’я, по батькові працівника пишеться в називному відмінку (без скорочень). Стать записується скорочено (чол., жін.).
2. Дата народження записується словесно-цифровим способом: 1983, 14 січня.
3. Дані про місце народження переписуються з паспорта або свідоцтва про народження. Найменування населеного пункту зазначається в називному відмінку, район, область - у родовому.
4. Дані про ocвiтy. Особи, які закінчили вищі навчальні заклади, зазначають: вища; особи, які закінчили лише три курси навчального закладу, -не повна вища. Також уживають такі формулювання: середня спеціальна (технікуми, педагогічні, музичні училища та ін.); середня (повна загальна освіта - 11 класів); незакінчена середня (за наявності свідоцтва про здобуття базової загальної середньої ocвіти - 9 класів). Таблиця, наведена у цьому розділі, заповнюється відповідно до документів про освіту. Найменування навчальних закладів зазначають так, як вони називалися на період їx закінчення.
5. Є кілька варіантів заповнення розділу про володіння мовами, але головне - інформація має бути правдивою. Наприклад: російською, українською- володію вільно; англійською - читаю й можу розмовляти; іспанською -читаю й перекладаю зі словником.
Дані про наявність ученого ступеня чи ученого звання заповнюються за наявності документів Вищої атестаційної комiciї. Наприклад: кандидат філологічних наук, доцент. У paзi відсутності таких документів робиться запис: немає.
8. За наявності опублікованих наукових робіт та винаходів їх зазначають у хронологічній послiдовності. Якщо таких немає - робиться запис: не маю.
9. Відомості про роботу наводяться відповідно до записів у трудовій книжці. Якщо трудова діяльність працівника почалась з навчання, то цей період також зазначається у цьому розділі. Тут вказуються відомості про військову службу, роботу за сумісництвом, а також перерви у роботі, які пов’язані з навчанням, хворобою тощо.
10. Розділ «Які маєте державні нагороди» заповнюється за наявності державних нагород. Наприклад: 20.03.2004 - відзнака Президента України «Орден Богдана Хмельницького I ступеня». Якщо таких немає, робиться запис: не маю.
У розділі «Паспортні дані» зазначають: номер та cepiю паспорта, дата
видачі, найменування органу, який його видав.
11. Запис у розділі “Домашня адреса i номер телефону” має відповідати даним паспорта i мати такі реквізити: поштовий індекс, найменування населеного пункту, району, області, вулиці, номер будинку, квартири, телефону.
13. Запис у розділі «Відношення до військового обов’язку i військове звання» має відповідати запису у військовому квитку. Наприклад: військовозобов язаний, старший прапорщик; склад - технічний; piд військ - сухопутні.
При заповненні особових карток Типова форма П-2 слід користуватися цими ж рекомендаціями стосовно пунктів 1 – 14.При заповненні розділу 13 на солдатів, старшин, прапорщиків необхідно дотримуватись таких вимог: у рядку «група обліку» зазначається пункт 24 військового квитка, у рядку «категорія обліку» - пункт 23 військового квитка, у рядку «склад» - пункт 25 військового квитка, у рядку «військово-облікова спеціальність» - номер пункту 26 військового квитка, у рядку «придатність до військової служби» вказується інформація з розділу V військового квитка про придатність до стройової служби. Вказати, якщо є запис про непридатність до стройової служби. Пишуть «Непридатний із зняттям з обліку за гр. ст. наказу МА 19№», якщо про це є відповідний запис у розділі 1X військового квитка. У рядку «Назва райвійськкомату» - назва військкомату, в якому особа перебуває на обліку. У рядку «Перебуває на спецобліку» - зазначається серія і номер посвідчення про відстрочку та дата оформлення відстрочки (записується олівцем).
Для офіцерів запасу зазаначені пункти заповнюються в такому ж порядку, проте є деякі відмінності: рядок «Група обліку» - не заповнюється, у рядку «Категорія обліку» - зазначається пункт 8 військового квитка офіцера запасу, у рядку «Склад» - пункт 7 військового квитка, у рядку «Військово-облікова спеціальність» - пункт 6 військового квитка, рядок «Придатність до військової служби» - для офіцерів, які перебувають на обліку не заповнюється, для офіцерів, знятих з військового обліку, зазначаєтьсяпункт 20 військового квитка.
Родинний стан вказується на момент заповнення особового листка так само, як і особової картки.Спочатку зазначають: заміжня (незаміжня), одружений (неодружений),розведена (розведений), а потім записують вcix членів ciм’ї iз зазначеннямступенів рідства (батько, мати, чоловік, син, дочка), які мешкають разом iз працівником, наводять прізвище, ім’я, по батькові та piк народження кожного члена родини.
I насамкінець, проставляються дата заповнення листка та особистий підпис.
При заповненні особової картки типової форми П-2 на зворотньому боці додатково заповнюється розділ 111 « Призначення і переведення». Перший запис робиться при оформленні працівника на роботу відповідно до наказу. Працівник ставить свій підпис у графі «Підпис власника трудової книжки», чим засвідчує той факт, що в нього прийняли трудову книжку. Другий і наступні записи здійснюються у зв’язку з переведенням працівника на іншу посаду на цьому ж підприємстві.
У розділі 1V. «Відпустки» записи робляться відповідно до наказів із зазначенням виду відпустки (основна, додаткова тощо).
У «Додаткових відомостях» зазначають відомості про атестацію, курси підвищення кваліфікації, про сплачену компенсацію за невикористану відпустку при звільненні, наявність пільг тощо.
У рядку «Дата і причина звільнення» запис здійснюється згідно з наказом про звільнення, і працівник розписується, що означає його погодження із формулюванням причини звільнення. Працівник також розписується у графі «Трудову книжку отримав» поруч з датою отримання трудової книжки. Також підпис працівника необхідний у Книзі руху трудових книжок.
Особовий листок з обліку кадрів типова форма №П-2ДС та особова картка типова форма № П-2 зберігаються в організації після звільнення працівника протягом трьох років, а потім передаються на зберігання до архіву. Термін зберігання особових карток в архіві 75 років –«В»(вік працівника). Книга руху трудових книжок зберігається в організації до повної її ліквідації.
Особова картка типова форма №П-2ДС для державних службовців заповнюється відповідно до Інструкції, затвердженої наказом Мінстату від 26.12. 95р. №343. Особову картку типову форму №П-2 на державних службовців не заповнюють.
Особова картка спеціаліста з вищою освітою, який виконує науково-дослідні, проектно-конструкторські і технологічні роботи – типова форма №П-4 затверджена наказом Міністерства статистики України від 09.10.95р. №253.
У Філії особові листки з обліку кадрів заводяться на всіх інженерно-технічних працівників на паперових носіях, особові картки оформлюються на всіх працівників Філії лише на типових трафаретних формах П-2 . Картки заповнюються відповідно до вимог діловодства. Додатково на особових картках зазначається ідентифікаційний код особи у лівому верхньому куті картки. Особові картки зберігаються в окремих теках на працюючих і звільнених працівників, знаходяться в закритій шафі. Особові листки з обліку кадрів з наклеєними фотографіями знаходяться в особових справах працівників.
15

Приложенные файлы

  • doc 26511219
    Размер файла: 39 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий