ИСУиВТ access2007



ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ПРОФСОЮЗОВ
«АКАДЕМИЯ ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ»
Кафедра информационных систем управления
и вычислительной техники


Л.М. Белова, Б.Н. Матюхин, Т.И.Панфилова,
И.С. Храбрых

MS ACCESS 2007


Учебное пособие





(Для подготовки студентов по всем направлениям
и формам обучения)



Москва – 2011


ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ПРОФСОЮЗОВ «АКАДЕМИЯ ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ»

Кафедра информационных систем управления
и вычислительной техники






Л.М. Белова, Б.Н. Матюхин, Т.И. Панфилова, И.С. Храбрых


MS ACCESS 2007


Учебное пособие



(Для подготовки студентов по всем направлениям
и формам обучения)








Москва – 2011


Белова Л.М., Матюхин Б.Н., Панфилова Т.И., Храбрых И.С. MS Access 2007. / канд. экон. наук Л.М. Белова, канд. техн. наук Б.Н. Матюхин, ст. преп. Т.И. Панфилова, ст. преп. И.С. Храбрых. – М. : Издательский дом «АТИСО», 2011 – 33 с.




Рассмотрены актуальные вопросы использования MS Access 2007, дается необходимый справочный материал и варианты заданий для самостоятельной работы студентов.






Рецензент: канд. техн. наук, профессор Т.Н. Александриди



Утверждено Ученым советом АТиСО 28.06.2011 г.




( Академия труда
и социальных отношений, 2011

( Л.М. Белова, Б.Н. Матюхин,
Т.И. Панфилова, И.С. Храбрых, 2011

Введение
Учебное пособие по изучению теории и выполнению самостоятельных работ по курсу «Информатика» предназначено для студентов всех видов обучения.
Пособие включает два раздела. Раздел 1 содержит теоретический материал с рассмотрением примеров его практического применения. В разделе 2 даны варианты заданий для самостоятельной работы. Изучению учебного пособия и выполнению самостоятельной работы поможет обращение к рекомендованной литературе.
Раздел 1. Создание приложения
1.1. Основные определения
База данных (БД) - совокупность специальным образом организованных наборов данных, хранимых, обрабатываемых и обновляемых средствами ЭВМ. Например, база данных «Контакты» содержит сведения о сотрудниках, клиентах фирмы, и деловых контактах между ними.
СУБД - это комплекс программных и возможно языковых средств, предназначенных для создания и обслуживания баз данных.
Реляционная база данных – это БД, в которой вся обрабатываемая информация сгруппирована во взаимосвязанные таблицы.
Предметная область - часть реального мира, подлежащая автоматизации.
Информационный объект - это информационное описание реального объекта, процесса, явления или события. Каждому информационному объекту присваивается уникальное имя. Примеры информационных объектов - СОТРУДНИКИ, КЛИЕНТЫ.
Реквизиты - это количественные и качественные характеристики реального объекта. Например, реквизиты информационного объекта СОТРУДНИКИ - код сотрудника, его фамилия, имя, отчество, дата рождения.
Ключевой реквизит - это реквизит, однозначно определяющий отдельный конкретный экземпляр объекта. Так, например, для информационного объекта СОТРУДНИКИ ключевой реквизит - это код сотрудника, который однозначно определяет конкретного сотрудника.
Информационно-логическая (инфологическая) модель предметной области - совокупность информационных объектов и связей между ними. В зависимости от структуры БД связи между объектами могут быть типизированы по следующим основным видам:
«один к одному», если одному экземпляру информационного объекта номер1 соответствует не более одного экземпляра информационного объекта номер 2, то есть когда одна ключевая запись может быть связана только с одной описательной или ключевой записью;
«один ко многим», если одному экземпляру информационного объекта номер 1 соответствует 0, 1 и более экземпляров объекта номер 2, но каждый экземпляр объекта номер 2 связан не более чем с одним экземпляром объекта номер 1, то есть когда одна ключевая запись может быть связана со многими описательными записями;
( «многие ко многим», если одному экземпляру информационного объекта номер 1 соответствует 0 , 1 или более экземпляров объекта номер 2 и наоборот, то есть когда одна и та же запись может входить в отношения со многими другими записями в различных вариантах.
Запись - информация о конкретном экземпляре информационного объекта. Например, информация об одном сотруднике. В таблице каждая строка - это запись.
Поле - наименьший элемент информации в таблице. Каждый тип сведений хранится в отдельном поле. Примеры полей – код сотрудника, фамилия, имя.
Ключ - одно или несколько полей, однозначно определяющих конкретную запись в таблице.


1.2. Этапы разработки базы данных

1.2.1 Проектирование информационно - логической модели предметной области
Определение предметной области
Рассмотрим этапы разработки базы данных на примере создания базы данных «Контакты».
Предметная область в данном случае - это деятельность администрации фирмы по учету сотрудников, клиентов фирмы, и деловых контактов между ними. Контакты могут быть следующие: телефонный звонок клиента, телефонный звонок сотрудника, письмо клиента, письмо сотрудника, встреча.
Входная информация: сведения о сотрудниках, сведения о клиентах, информация о теме, результате, дате и времени контакта.
Выходная информация: таблица, хранящая сведения о сотрудниках; таблица, содержащая сведения о клиентах; таблица, в которой хранятся и накапливаются сведения о контактах.
Приложение «Контакты» должно иметь удобный и понятный интерфейс, позволять легко вводить и выводить информацию о сотрудниках, клиентах и контактах между ними.

Выделение информационных объектов и определение ключевых реквизитов
Процесс выделения информационных объектов - достаточно сложный. Информационный объект образуется совокупностью логически взаимосвязанных реквизитов. Реквизиты делятся на ключевые и описательные. Ключевой реквизит однозначно определяет отдельный конкретный экземпляр объекта. Неключевые реквизиты называются описательными. Между реквизитами имеется функциональная зависимость, если одному значению ключа соответствует только одно значение описательного реквизита.
Реквизиты каждого информационного объекта должны удовлетворять требованиям нормализации:
Информационный объект должен содержать уникальный идентификатор (ключ); ключ является простым, если он состоит из одного реквизита, или составным, если из нескольких;
Все описательные реквизиты должны быть взаимонезависимы, т.е. между ними не может быть функциональных зависимостей.
Все реквизиты, входящие в составной ключ, должны быть также взаимонезависимы.
Каждый описательный реквизит должен функционально зависеть от ключа.
При составном ключе описательные реквизиты должны зависеть целиком от всей совокупности реквизитов, образующих ключ.
Каждый описательный реквизит не может зависеть от ключа транзитивно, т.е. через другой промежуточный реквизит. В случае транзитивной зависимости между реквизитами можно выполнить расщепление совокупности реквизитов с образованием двух информационных объектов вместо одного. Выделим в рассматриваемой задаче следующие информационные объекты: СОТРУДНИКИ, КЛИЕНТЫ, КОНТАКТЫ. Ключевые реквизиты:
для информационного объекта СОТРУДНИКИ - код сотрудника;
для объекта КЛИЕНТЫ - код клиента;
для объекта КОНТАКТЫ – номер









Рис. 1. Информационно-логическая модель предметной области «КОНТАКТЫ


Выявление связей между информационными объектами
Между объектами СОТРУДНИКИ и КОНТАКТЫ имеет место связь один ко многим. Между объектами КЛИЕНТЫ и КОНТАКТЫ также имеет место связь один ко многим, причем объекты СОТРУДНИКИ и КЛИЕНТЫ - главные, а объект КОНТАКТЫ – подчиненный. Информационно-логическая модель рассматриваемой предметной области, построенная в соответствии с выявленными информационными объектами и связями, представлена на рис.1.

1.2.2. Проектирование логической структуры базы данных
На этом этапе каждому информационному объекту ставится в соответствие реляционная таблица, причём главным объектам будут соответствовать главные таблицы, подчинённым объектам - подчинённые таблицы.
Разработка структуры реляционных таблиц
Определим, из каких полей будет состоять каждая таблица.
Пусть в нашей задаче записи таблицы СОТРУДНИКИ будут содержать следующие сведения: код сотрудника, фамилию, имя, отчество, должность, телефон.
Записи таблицы КЛИЕНТЫ будут содержать: код клиента, фамилию, имя, отчество, название организации, телефон.
Записи таблицы КОНТАКТЫ - номер, дату, код сотрудника, код клиента, тип контакта, тема, результат.

Установление связей между таблицами
Связь между таблицами СОТРУДНИКИ и КОНТАКТЫ будет осуществляться по коду сотрудника. Связь между таблицами КЛИЕНТЫ и КОНТАКТЫ будет производиться по коду клиента.
Определение имен, типов и размеров полей в таблицах
Подготовим описание свойств полей для каждой из таблиц (знаком Ј отмечены ключевые поля).

Описание полей таблицы СОТРУДНИКИ
Имя поля Тип данных Размер
Ј Код сотрудника Текстовый 3
Фамилия Текстовый 20
Имя Текстовый 20
Отчество Текстовый 20
Должность Текстовый 15
Телефон Текстовый 10

Описание полей таблицы КЛИЕНТЫ
Имя поля Тип данных Размер
Ј Код клиента Текстовый 3
Фамилия Текстовый 20
Имя Текстовый 20
Отчество Текстовый 20
Организация Текстовый 30
Телефон Текстовый 10


Описание полей таблицы КОНТАКТЫ
Имя поля Тип данных Размер
Ј Номер Счетчик
Дата Дата/время
Код сотрудника Текстовый 3
Код клиента Текстовый 3
Тип контакта Текстовый 20
Тема Текстовый 50
Результат Текстовый 50

Рис. 2. Поля создаваемых таблиц
1.3. Создание базы данных
После запуска Access выбираем пиктограмму Новая база данных и щелкаем по ней мышкой. В появившемся окне Новая база данных выбираем имя файла. Имя рекомендуется задать так: фамилия студента и номер группы, например, СидоровЭСО_0_10_2. и нажимаем кнопку Создать. В результате выполнения этой команды открывается окно БД.
Создание таблицы состоит из двух этапов. На первом этапе определяется ее структура, на втором - в таблицу вводятся данные. Для создания новой таблицы надо в меню выбрать вкладку Создание. В открывшемся меню следует выбрать режим Конструктор. Создадим таблицы в соответствии с рис. 2.
При выборе режима конструктора таблиц появляется окно Таблица 1:таблица, в котором определяется структура таблицы. Для каждого поля задаются имя, тип данных, размер и другие свойства. При указании типа данных внизу выплывает окно Свойства поля. В этом окне указывается размер поля и другие необходимые свойства (обязательность поля, наличие или отсутствие пустых строк, индексированность поля). В нашем случае оставим все остальные свойства по умолчанию, щелкнув мышкой на каждой строчке по одному разу. Для определения ключа выделяются поля, составляющие ключ, и на панели инструментов нажимается кнопка Ключевое поле. После определения структуры таблицы ее нужно сохранить. Для этого необходимо закрыть окно Таблица, а в окне Сохранение надо ввести имя таблицы, например, СОТРУДНИКИ. Аналогично создаются таблицы: КЛИЕНТЫ и КОНТАКТЫ. После сохранения таблиц можно перейти ко второму этапу - вводу данных.



1.3.1. Ввод данных в таблицу
Ввод данных в таблицу можно осуществлять в Режиме Таблицы. Переход в этот режим осуществляется щелчком мыши по кнопке Режим. Более удобный способ ввода данных – с помощью форм. О том, как разработать формы для ввода данных, см. ниже.
1.3.2. Установление связей между таблицами
Для того чтобы определить и запомнить связи между таблицами, нужно задать схему данных. Для этого в меню надо выбрать вкладку Работа с базами данных и потом щелкнуть на иконке Схема данных. В окне Добавление таблицы следует выделить все нужные таблицы и нажать кнопку Добавить. После включения всех необходимых таблиц в схему надо нажать кнопку Закрыть. Устанавливая связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице ключевое поле, далее при нажатой левой кнопке мыши перенести курсор в соответствующее поле подчиненной таблицы. При установлении связи по составному ключу необходимо выделить все поля, входящие в ключ главной таблицы, и перенести их на одно из полей связи в подчиненной таблице. После установления связи открывается окно Изменение связей, в котором нужно задать параметры обеспечения целостности данных, а также автоматического каскадного обновления и удаления связанных записей. После задания параметров необходимо нажать на кнопку Создать. Схема данных базы «Контакты» представлена на рис. 3.


Рис. 3. Схема данных базы «КОНТАКТЫ»


1.4. Разработка форм для ввода, просмотра и редактирования данных
Формы позволяют расположить элементы информации в виде, наиболее удобном пользователю. Любая форма должна быть предварительно сконструирована. Перед началом конструирования надо определить, с каких документов будет производиться ввод данных и какова последовательность ввода таблиц. При загрузке таблиц нужно придерживаться следующих требований:
независимо могут загружаться таблицы, которые не подчинены каким-либо другим таблицам;
таблицы, подчиненные каким-либо другим таблицам, могут загружаться либо одновременно с ними, либо после загрузки главных таблиц.
В зависимости от того, данные из скольких таблиц отражены в форме, различают однотабличные и многотабличные формы.
При разработке однотабличной формы для рассматриваемой задачи необходимо выбрать во вкладке Создание раздел Формы и нажать кнопку Другие формы. В диалоговом окне выбрать режим Мастер форм и в открывшемся окне Создание форм выбрать в качестве источника данных таблицу, например, СОТРУДНИКИ. Появится список полей таблицы, из которых нужно выбрать необходимые нам поля, в нашем случае все поля таблицы, и нажать кнопку Далее. Затем выбрать из предлагаемых возможностей - нужные и нажать кнопку Готово. Форму сохраним с именем СОТРУДНИКИ. Аналогично создаются формы для ввода информации о клиентах и контактах. Для редактирования надписей, шрифтов и других параметров нужно перейти в режим конструктора форм, нажав на кнопку Конструктор форм. Далее необходимо ввести информацию (по 7 - 10 записей) с помощью форм в таблицы СОТРУДНИКИ и КЛИЕНТЫ.


1.5. Создание полей со списками

Для удобства ввода информации в некоторые поля можно создать поля со списками. Поле со списком объединяет поле, в которое нужно ввести данные и список. Список может содержать несколько значений из связанной таблицы. В списке можно выбрать одно из значений и ввести его в поле формы. Например, для того чтобы не вводить каждый раз тип контакта, можно создать поле со списком, а в список включить эти типы. После создания формы КОНТАКТЫ преобразуем поле Тип контакта в поле со списком. Для этого во вкладке Главная выберем форму КОНТАКТЫ, щелкнув по ней, и выберем слева вверху режим конструктора (кнопка Конструктор). Щелкнув по полю правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выберем команду Преобразовать элемент в поле со списком. Затем вызовем режим страница свойств для этого поля. На закладке Данные зададим Тип источника строк - Список значений. Щёлкнем по кнопке с тремя точками на строке источник строк, в появившемся окне перечислим нужные значения, например, звонок сотрудника в следующей строке - звонок клиента и далее по строкам - письмо сотрудника; письмо клиента; встреча и нажмём кнопку OK.
Редактируя подчиненную форму КОНТАКТЫ, можно создать поля со списками Сотрудник и Клиент. Это позволит просматривать и вводить значения, которые уже имеются в таблицах СОТРУДНИКИ и КЛИЕНТЫ. Например, создадим поле со списком Сотрудник с помощью мастера. Для этого в режиме КОНСТРУКТОРА удалим имеющееся поле код сотрудника из формы, выделив его и дав команду в контекстном меню - вырезать. Нажмем кнопку Использовать мастера. Затем выберем кнопку Поле со списком, установим указатель мыши на свободное место в форме, нажмем кнопку мыши и, не отпуская ее, вычертим рамку. После того как мы отпустим кнопку мыши, запустится мастер, который откроет диалоговое окно Создание полей со списком. В этом окне выберем вариант Объект поле со списком, который будет использовать значения из таблицы или запроса. Нажмем кнопку Далее и в следующем окне выберем таблицу СОТРУДНИКИ, которая будет поставлять значения в список поля. В следующем окне выберем поля для образования записей списка. Это поля Код сотрудника и Фамилия. В следующем окне в появившейся таблице определим ширину столбца в соответствии с размером значений. Для этого установим указатель мыши на границу столбца и перенесем эту границу вправо или влево. В следующем окне отметим Сохранить в поле и выберем поле Код сотрудника, в которое будут вводиться значения из списка. Далее введем подпись поля со списком - Сотрудник. Нажмем кнопку Готово. В результате получим поле со списком Сотрудник.
Отредактируем размеры поля. Список будет содержать фамилии сотрудников из таблицы СОТРУДНИКИ. Аналогично создадим поле со списком Клиент.
Отредактированная форма по работе с данными таблицы КОНТАКТЫ может выглядеть так, как показано на рис. 4.




Рис. 4. Отредактированная форма по работе с данными таблицы КОНТАКТЫ


1.6. Поиск данных с помощью фильтров и запросов.
Создание запросов.

Фильтр - это набор условий, применяемый для отбора подмножества записей из таблицы или формы. Простейшим способом задания условия отбора записей является выделение в таблице или форме некоторого значения поля или его части. Такой фильтр называется фильтром по выделенному. Например, нам нужно проанализировать все контакты, проведенные каким-либо сотрудником фирмы. Для этого откроем таблицу КОНТАКТЫ в режиме таблицы, нажмём на стрелку в заголовке столбца КОД СОТРУДНИКА, в открывшемся окне выделим код этого сотрудника, например, 001 и нажмём на кнопку Ок. В таблице КОНТАКТЫ высветятся только те строки, где упоминается сотрудник с выделенным кодом. Снять фильтр можно, щёлкнув по кнопке С фильтром внизу таблицы. Работе с фильтрами других типов легко научиться, используя возможности, предоставляемые МС Ассеss.




Создание запросов

С помощью запроса можно выбрать необходимые данные из нескольких взаимосвязанных таблиц. Запрос можно сохранить под определенным именем для того, чтобы использовать его в любой момент или создать на его базе форму либо отчет. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление, удаление записей, а также вычисления. Для создания запроса можно выбрать режим конструктора или использовать Мастер запросов. Выберем в меню закладку Создание далее Конструктор Запросов. В появившемся окне Добавление таблицы необходимо выбрать одну или несколько таблиц, из которых будут выбираться данные, и нажать кнопку Добавить. Далее закрыть окно Добавление таблицы и в нижнем окне нажать Имя таблицы, выбрать нужную, и в строке Поле выбрать необходимое в бланк запроса. Затем надо задать условия отбора, которые записываются в соответствующие столбцы строки Условие отбора
·. Между условиями в разных полях одной строки выполняется логическая операция «И».
Например, создадим запрос на выборку для вывода списка контактов, проведенных за последнюю неделю сотрудником по фамилии Иванов. (В качестве текущей даты примем 31 июля 2011 года). В окне Добавление таблицы выберем таблицы СОТРУДНИКИ и КОНТАКТЫ, нажмем кнопку Закрыть. В строке Имя таблицы выберем таблицу Сотрудники и в строке Поле поле Фамилия, из таблицы КОНТАКТЫ поле Тип контакта и поле Дата два раза, т.к. у нас два условия по дате: первое Дата <31/08/2011, второе Дата > 23/07/2011. Снимем галочку в поле Дата в третьем столбце для того, чтобы информация о дате не выводилась на экран два раза. Окно разработанного запроса в режиме конструктора представлено на рис. 5
Для того чтобы выполнить запрос, надо нажать на панели конструктора запросов кнопку Выполнить (кнопка с восклицательным знаком). На экране появится окно запроса в режиме таблицы с данными из таблиц СОТРУДНИКИ и КОНТАКТЫ, отвечающими заданным условиям отбора.



Рис.5. Часть окна конструктора запроса на выборку с логическими операциями в условии отбора

Запрос на обновление позволяет обновить все записи таблицы, а не редактировать каждую запись отдельно. Допустим, у всех сотрудников, имеющих номер телефона 333-44-55, нужно заменить номер на 222-33-44. Создадим запрос на обновление. Выберем вкладку Создание и Режим конструктора создания запроса. Добавим одну таблицу СОТРУДНИКИ. Перенесем в бланк запроса поле Телефон. Выполним команду Запрос/Обновление. В строку Условие отбора введем старый номер, а в строку Обновление - новый номер телефона (рис.5).


Рис.6. Окно конструктора запроса на обновление

Щелкнем по кнопке Запуск на панели инструментов и в ответ на предложение обновить записи в таблице СОТРУДНИКИ щелкнем по кнопке Да.
Аналогично можно составить запрос на удаление записей по заданному условию.
Итоговый запрос позволяет обобщить данные таблицы и рассчитать для определенного поля сумму, среднее, минимальное и максимальное значения. Для этих целей можно использовать Мастер простых запросов или создать запрос самостоятельно в режиме конструктора. Подсчитаем общее количество контактов, проведенных сотрудниками фирмы. Создадим сначала в режиме конструктора базовый запрос, аналогично запросу на выборку, в который включим нужные нам поля из двух таблиц: поле Фамилия из таблицы СОТРУДНИКИ и поле Дата из таблицы КОНТАКТЫ. Сохраним запрос с именем База.
Затем создадим итоговый запрос. Выбрав вкладку Создание нажмем на кнопку Мастер запросов и выберем Простой запрос. В раскрывающемся списке выберем наш базовый запрос База. Нажмем на кнопку >> для того, чтобы выбрать оба упомянутых поля, эти поля переместятся в правое окошко. Нажмем кнопку Далее. В следующем окне установим переключатель Итоговый и щелкнем по кнопке Итоги. Установим необходимый флажок, в нашем примере это Подсчет записей, нажмем на кнопку Ок, затем на кнопку Далее. Выберем Интервал группировки дат и в следующем окне введем имя запроса – Итоговый и нажмем кнопку Готово. Результат показан на рис. 7.


Рис. 7. Окно готового итогового запроса
Перекрестный запрос обеспечивает подведение итогов по данным из таблицы или запроса, группируя их по двум или нескольким полям. Результат представляется в виде перекрестной таблицы. В первом столбце перекрестной таблицы отображаются значения из полей базовой таблицы или запроса; количество полей для первого столбца может доходить до трех. Из значений другого поля формируются заголовки столбцов.
Например, построим перекрестный запрос для анализа деловых контактов сотрудников с клиентами фирмы. Перед тем как запустить Мастер перекрестных запросов следует создать базовый запрос, объединяющий нужные нам поля из разных таблиц.
В нашем случае это поля Фамилия из таблиц Сотрудники и Клиенты и поле Дата из таблицы Контакты.
После создания базового запроса, который включает в себя все необходимые для перекрестного запроса поля, можно запускать Мастер перекрестных запросов. В окне базы данных выберем объект Создание и щёлкнем по кнопке Мастер запросов. В диалоговом окне Новый запрос дважды щелкнем на строке Перекрестный запрос. На первом шаге мастера установим переключатель Запросы и в списке запросов выделим базовый запрос. Нажмём на кнопку Далее. На втором шаге мастера зададим поля для заголовков строк. Выберем фамилию сотрудника и нажмём на Далее. На следующем шаге выделим поле Фамилия клиента, значения этого поля будут использоваться в качестве заголовков столбцов. На следующем шаге выберем в списке функций функцию Число, нажмём Далее, зададим имя запроса и нажмём на кнопку Готово.
Перекрестная таблица, полученная в результате, показана на рис. 8.


Рис. 8. Результат выполнения перекрестного запроса


1.7. Создание отчетов
Перед началом конструирования отчета необходимо подготовить его макет, в котором отразить состав и содержание разделов. Наиболее простой способ создания отчета - с помощью мастера. Другой способ - самостоятельное создание отчета в режиме конструктора. Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора.
При создании отчета в режиме конструктора в окне первоначально отображаются пустые разделы отчета: заголовок, верхний и нижний колонтитулы, область данных и примечание. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.
Например, создадим отчет для вывода списка клиентов фирмы. Выберем во вкладке Создание объект Мастер отчетов. В окне Создание отчетов выберем таблицу КЛИЕНТЫ. Выберем все поля таблицы кроме Код клиента и нажмем кнопку Далее пять раз. Потом нажмем Готово. Для просмотра созданного отчета перейдем в режим предварительного просмотра, нажав кнопку Вид. Внизу показана первая страница разработанного отчета.



Рис. 9. Первая страница отчета Клиенты
1.8. Создание кнопочной формы
Для объединения всех разработанных объектов (таблиц, форм, запросов, отчетов) в едином диалоговом приложении создаются кнопочные формы. Кнопочная форма - это панель управления приложением. Кнопки такой формы обеспечивают вызов отдельных объектов или других кнопочных форм.
Создадим главную кнопочную форму, которая будет использоваться как панель управления приложения КОНТАКТЫ. Выполним команду Диспетчер кнопочных форм в закладке Работа с базами данных. В окне Страницы кнопочной формы подтвердим создание кнопочной формы, нажав на кнопку Создать. В следующем окне появится окно со строкой Новая страница кнопочной формы, нажмём кнопку Ок. В следующем окне диспетчера кнопочных форм формируется список кнопочных форм разных уровней. Для формирования элементов главной кнопочной формы нажмем кнопку Изменить. В окне диалога Изменение страницы кнопочной формы переименуем строку Главная кнопочная форма в приложение КОНТАКТЫ, введя это имя в поле Название кнопочной формы.
Для формирования кнопок, обеспечивающих выполнение пользователем своих задач, нажмем кнопку Создать. На экране появится окно Изменение элемента кнопочной формы. В строке Текст наберем подпись для первой кнопки, например,« Клиент». В строке Команда выберем команду Открыть форму для изменения. В строке Форма выберем форму КЛИЕНТЫ и нажмём на кнопку Ок. Аналогично можно создать другие элементы кнопочной формы, задав соответствующие подписи, команды и названия форм, запросов и отчетов. После завершения работы с диспетчером кнопочных форм в списке форм базы данных появляется Кнопочная форма. Готовая кнопочная форма представлена на рис. 10.




Рис. 10. Готовая кнопочная форма























Раздел 2. ВАРИАНТЫ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ
Общие указания
По курсу «Информатика» студент должен выполнить одну самостоятельную работу.
Каждый студент выполняет свой вариант работы. Номер варианта определяется буквой, с которой начинается фамилия студента.
Студенты, фамилии которых начинаются с букв:
А,Б,В, выполняют первый вариант;
Г,Д,Е,Ж,З,И, выполняют второй вариант;
К,Л,М, выполняют третий вариант;
Н,О,П,Р,С, выполняют четвертый вариант
с Т по Я, выполняют пятый вариант.
При выполнении работы необходимо соблюдать следующие требования:
Работу следует выполнить и представить в сроки, указанные преподавателем.
Работа должна быть выполнена на компьютере с использованием программ Word и Access.
Работа должна быть выполнена в строгом соответствии с указаниями.
Задания должны быть выполнены в той последовательности, в которой они представлены в условии работы.
По результатам работы необходимо создать презентацию средствами пакета Power Point.

Задание 1. Проектирование базы данных.
В работе необходимо представить спроектированную информационно-логическую модель предметной области и таблицы, содержащие описание полей в Excel.
Задание 2. Создание таблиц в среде Access, разработка форм для ввода данных, а также ввод данных в таблицы с помощью форм. По возможности формы должны содержать поля со списками. База данных должна содержать не менее 20 записей. В работе следует привести распечатанными: окно схемы данных, окно формы со списками и окно кнопочной формы.
Задание 3. Разработка двух запросов по созданной базе: запроса на выборку и перекрестного запроса.
Задание 4. Создание отчета на основе таблиц или запросов базы данных
Вариант первый
Создайте приложение «Учет технических средств на предприятии». Предметной областью является деятельность технического центра компании по учету технических средств, установленных в разных подразделениях компании (отделах и лабораториях). Необходимо создать: таблицу технических средств (к ним относятся компьютеры, сканеры, принтеры, плоттеры, ксероксы и т.п.), таблицу подразделений и таблицу актов о вводе технических средств в эксплуатацию.
Входная информация:

сведения о технических средствах;
сведения о подразделениях;
данные о дате, номере акта ввода в эксплуатацию технического средства;
фамилии материально-ответственных работников.

Выходная информация:

таблица, хранящая сведения о технических средствах (наименование, инвентарный номер);
таблица, содержащая сведения о подразделениях (наименование, номер комнаты, телефон);
таблица актов о вводе технических средств в эксплуатацию (номер акта, дата, наименование технического средства, инвентарный номер, подразделение, фамилия материально-ответственного работника).
Приложение «Учет технических средств» должно иметь удобный и понятный интерфейс, позволять легко вводить информацию о новых технических средствах, новых подразделениях и новых актах о вводе технических средств в эксплуатацию.
Необходимо создать таблицы, формы для ввода и редактирования данных. В формах, где возможно, создать поля со списками.
Общее количество записей в таблицах должно быть не менее 20.
Создать запрос на выборку - список оборудования, введенного за последний месяц; перекрестный запрос для анализа количества и типов оборудования по всем подразделениям. Создать отчет.

Вариант второй
Создайте приложение «Учет поставок оборудования дилерам компании». Предметной областью является деятельность сотрудников компании по учету поставок оборудования дилерам. Необходимо создать:
таблицу данных оборудования (это, например, могут быть компьютеры, сканеры, принтеры, плоттеры или бытовая техника и т.п.);
таблицу данных организаций, продающих это оборудование (дилеров);
таблицу данных поставок оборудования дилерам.
Входная информация:
сведения об оборудовании;
сведения об организации-дилере;
данные о дате поставки, количестве единиц оборудования, цене продажи дилеру.



Выходная информация:
таблица, хранящая сведения об оборудовании (наименование, код изготовителя);
таблица, содержащая сведения об организациях-дилерах (наименование, телефон);
таблица, в которой хранятся и накапливаются данные о поставках (дата поставки, дилер, тип оборудования, цена, количество, стоимость).
Приложение «Учет поставок оборудования дилерам компании» должно иметь удобный и понятный интерфейс, позволять легко вводить информацию о новом оборудовании, новых дилерах и новых поставках.
Необходимо: создать таблицы, формы для ввода и редактирования данных. В формах, где возможно, создать поля со списками. Общее количество записей в таблицах должно быть не менее 20. Создать запрос на выборку - список оборудования, проданного за последний месяц; перекрестный запрос для анализа типов и стоимости оборудования по всем дилерам. Создать отчет.
Вариант третий
Создайте приложение «Медицинская страховая компания».
Предметной областью является деятельность страховой компании «Русмед», которая заключает договоры на медицинское обслуживание. Срок действия договора различен - от 1 до 5 лет. Необходимо создать базу данных учета договоров, контроля сроков договоров.
Входная информация:
сведения об организациях, заключающих договоры со страховой компанией;
сведения о медицинских услугах, сведения о датах заключения и окончания договора, о стоимости услуг.
Медицинские услуги могут быть следующими: амбулаторное медицинское обслуживание, полное медицинское обслуживание, стоматология, консультации, стационар, консультации специалистов и др.
Выходная информация:
таблица, хранящая сведения об организациях (название организации, юридический адрес, телефон, ФИО ответственного);
таблица, содержащая сведения о медицинских услугах страховой компании (услуга, стоимость);
таблица договоров (услуга, организация, дата заключения договора, дата окончания договора).
Приложение «Медицинская страховая компания» должно иметь удобный и понятный интерфейс, позволять легко вводить информацию о новых организациях, новых услугах и новых договорах.
Необходимо создать таблицы, формы для ввода и редактирования данных; в формах, где возможно, предусмотреть поля со списками.
Ввести данные в таблицы. Общее количество записей в таблицах должно быть не менее 20.
Создать запросы: на выборку - список договоров, заключенных за последний месяц; перекрестный запрос для анализа заключенных договоров по всем типам услуг по всем организациям. Создать отчет.



Вариант четвертый
Создайте приложение «Аптека». Предметной областью является деятельность отдела распространения лекарств аптеки по учёту поставок лекарств по безналичному расчету в медицинские учреждения района (больницы, поликлиники, амбулатории, медсанчасти, аптечные киоски и лотки). Лекарства поступают в течение всего отчетного периода.
Необходимо создать базу данных для учета поступления лекарств и контроля необходимого перечня лекарств в медицинских учреждениях.
Входная информация: сведения о медицинских учреждениях, в которые поступают лекарства; сведения о наличии лекарств в аптеке и в медицинских учреждениях.
Выходная информация:
таблица, хранящая сведения о медицинских учреждениях (название медицинского учреждения, адрес, телефон, ФИО главного бухгалтера);
таблица, содержащая сведения о лекарствах (название лекарства, упаковка, цена за единицу);
ттаблица поступления товара в медицинские учреждения (название медицинского учреждения, название лекарства, количество упаковок, дата поступления, оплата (да, нет);

Приложение «Аптека» должно иметь удобный и понятный интерфейс, позволять легко вводить информацию о новых медицинских учреждениях, новых лекарствах и новых поступлениях лекарств.
Необходимо создать таблицы, формы для ввода и редактирования данных; в формах, где возможно, предусмотреть поля со списками.
Ввести данные в таблицы. Общее количество записей в таблицах должно быть не менее 20.
Создать запрос на выборку - список лекарств, поступивших за последний месяц; перекрестный запрос для анализа количества и типов лекарств, поступивших во все имеющиеся в базе данных медицинские учреждения.
Создать отчет.





Вариант пятый
Создайте приложение «Недвижимость». Предметной областью является деятельность Департамента градостроительства, который осуществляет учет заключения сделок по недвижимости. Необходимо создать базу данных для учета заключения сделок риэлтерскими компаниями («Алые паруса», «Московская недвижимость» и т.д.) со строительными компаниями («Триумф-Палас», «Дон-Строй» и т.д.).
Входная информация: сведения о риэлтерских компаниях, которые продают недвижимость от застройщика; сведения о строящихся объектах; сведения о сделках по недвижимости.
Выходная информация:
таблица, хранящая сведения о риэлтерских компаниях (название компании, номер лицензии, телефон, ФИО директора);
таблица, содержащая сведения о строящихся объектах (название объекта, адрес, количество квартир, выставленных на продажу; срок сдачи объекта);
таблица учета заключения сделок риэлтерскими компаниями по недвижимости (название риэлтора, название строительной компании, срок сделки, количество проданных квартир).
Приложение «Недвижимость» должно иметь удобный и понятный интерфейс, позволять легко вводить информацию о новых риэлтерских компаниях, новых строящихся объектах и новых сделках.
Необходимо создать таблицы, формы для ввода и редактирования данных; в формах, где возможно, предусмотреть поля со списками.
Ввести данные в таблицы. Общее количество записей в таблицах должно быть не менее 20.
Создать запрос на выборку - список сделок, заключенных за последний месяц; перекрестный запрос для анализа количества сделок, заключенных всеми риэлтерскими компаниями по всем строящимся объектам. Создать отчет.




Литература

Конюховский П.В., Колесова Д.Н. Экономическая информатика / П.В. Конюховский, Д.Н. Колесова. – Спб.: Питер, 2001.

Карпова Т. Базы данных. Модели, разработка, реализация / Т.Карпова. – Спб.: Питер, 2002.

Кушнир А.Н. Microsoft ACCESS 2007 / А.Н. Кушнир.– М.: «ЭКСМО», 2008

ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение.... ...3
Раздел 1. Создание приложения.....4
Основные определения .....4
Этапы разработки базы данных....... ....5
1.3 Создание базы данных.....10
1.4. Разработка форм для ввода, просмотра и редактирования
данных ....12
1.5.Создание полей со списками13
1.6.Поиск данных с помощью фильтров и запросов. Создание запросов....15
1.7.Создание отчетов ..21
1.8.Создание кнопочной формы.....22
Раздел 2. Варианты для самостоятельной работы.24
Литература.....31
















Л.М. Белова, Б.Н. Матюхин, Т.И. Панфилова,
И.С. Храбрых


MS ACCESS 2007



Учебное пособие






В авторской редакции










Издательский дом «АТИСО»


Объем: 2,1 п.л.; 0,9 уч.-изд.л. Тираж 160 экз. Формат А5 Заказ № Подписано в печать 26.08.2011 г. Отпечатано в типографии АТиСО

Адрес редакции: 119454, Москва, ул. Лобачевского, 90
Тел.: 8 (499) 739-63-50, тел./факс: 432-33-76









13PAGE 15


13PAGE 14515





Заголовок 415

Приложенные файлы

  • doc 23988144
    Размер файла: 429 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий