Lab1 ACCESS

Лабораторная работа № 1. Создание таблиц

Цель работы: Ознакомление с основными понятиями СУБД Access 2003 на примере учебной базы данных компании «Борей». Освоение технологии конструирования реляционных таблиц.
Краткие сведения
СУБД Access 2003 использует реляционную модель базы данных, в которой данные представлены в виде взаимосвязанных таблиц (отношений по англ. - relations).
Важнейшим этапом проектирования базы данных является разработка информационно-логической модели предметной области, не ориентированной на СУБД, но отражающей предметную область в виде совокупности информационных объектов и их информационных связей.
СУБД Access 2003 позволяет работать с объектами базы данных, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Таблицы служат для хранения данных в определенной структуре.
Запросы создаются для выборки данных из одной или нескольких связанных таблиц.
Формы предназначены для ввода, редактирования и просмотра табличных данных на экране в удобном виде.
Отчеты являются выходными документами, предназначенными для вывода на принтер.
Страницы доступа к данным - это WEB- страницы, обеспечивающие функциональность стандартных форм и отчетов Access: ввод, редактирование и представление данных. Страницы доступа к данным можно открывать в программах просмотра WEB-страниц (например, Internet Explorer) и использовать для ввода, просмотра и отбора информации в базе данных.
Макросы используются для автоматизации различных процедур обработки данных, являются программами, состоящими из макрокоманд высокого уровня. Макропрограммирование в Access не требует знания языка VisualBasic. Имеющийся в Access набор из около 60 макрокоманд обеспечивает практически любые действия, необходимые для решения задач.
Модули являются программами на языке, которые служат для реализации нестандартных процедур обработки данных.
Все данные БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением MDB.
Задание 1.
Ознакомиться с учебной базой данных компании «Борей»
Технология
1. Загрузить Microsoft Access 2003.
2. В диалоговом окне, которое появится в процессе загрузки, установить флажок «Открыть базу данных».
3. Если в окне ранее открывавшихся баз данных нет базы «Борей», дважды щелкнуть по строке «Другие файлы»
4. В окне «Открытие файла базы данных» установить путь продиктованный преподавателем.
5. Щелкнуть по кнопке «ОК».
6. Просмотреть данные каждой таблицы, открыв их.
7. Просмотреть структуру каждой таблицы в режиме конструктора. Обратить внимание .типы и свойства полей.
8. Открыть таблицу «Клиенты». Выполнить следующие операции:
- определить количество записей в таблице;
- просмотреть 45-ую запись, введя ее номер в окно номеров записей
- рассортировать таблицу по должностям. Для этого установить указатель мыши на заголовок столбца и щелкнуть правой кнопкой мыши. Столбец будет выделен и появится контекстное меню. Выбрать в контекстном меню пункт «Сортировка по возрастанию».
- скрыть столбец «Обращаться к», выделив его и выполнив команду ФОРМАТ/ Скрыть. Отобразить скрытый столбец;
- выделить первые два столбца и закрепите их, выполнив команду ФОРМАТ/Закрепить. Прокрутить таблицу по горизонтали. Отменить закрепление;
- применить фильтр для выделения строк с клиентами в г. Лондон. Для этого выделить в любой строке поле со значением «Лондон» и вызвать контекстное меню. Выбрать пункт «Фильтр по выделенному». Отменить фильтр, щелкнув в контекстном меню по пункту «Удалить фильтр»;
- изменить вид сетки таблицы, используя соответствующую кнопку инструментальной панели «Таблица», если такой кнопки нет, то ее необходимо ввести.
9. Просмотреть запросы и их структуру
- открыть запрос на выборку товаров с ценой выше средней;
- переключить запрос в режим конструктора и просмотреть структуру запроса.
10. Просмотреть формы:
- «Сотрудники», вкладки «Служебные данные», «Личные данные»;
- «Товары»;
- «Типы»;
11. Просмотреть форму «Сотрудники» в режиме конструктора.
12. Просмотреть отчеты:
- «Каталог»;
- «Продажи по типам»;
- «Суммы продаж по годам»;
- «Счет»;
«Продажи по сотрудникам и странам», введя дату начала: 01.01.1995 и дату окончания: 31.12.1995
13. Просмотреть отчет «Каталог» в режиме конструктора.
Таблицы
Таблицы составляют основу базы данных - именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спланирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах.
Таблица - это объект БД, который хранит данные определенной структуры. Таблица состоит из записей (строк), каждая из которых описывает одну сущность. Каждый столбец таблицы -это поле. Столбец содержит однотипную информацию.
Длина имени таблицы - не более 64 символов.
Длина имени поля - не более 64 символов.
Количество полей в одной таблице - не более 255.
Количество записей - неограниченно.
Суммарный объем информации во всей БД - не более 1 гигабайта.
Для каждого поля необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.
Таблица может содержать следующие типы полей (всего 8):
Текстовый Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.
Поле Меню Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Меmо- поле может содержать до 65 535 символов.
Числовой Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Длина - до 8 байт. Точность -до 15 знаков.
Дата/время Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.
Денежный Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.
Счетчик Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно
для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина - 4 байта.
Логический Значения "Да"/"Нет", "Истина'/Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.
Поле объекта ОLЕ Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол ОLЕ, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных MicrosoftAccess через элемент управления в форме или отчете.
Гиперссылка - позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри поля или страницы на том же компьютере, в локальной сети или в Internet.
Индексирование полей таблицы. Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.
Первичный ключ - это специальный тип индекса, который однозначно идентифицирует каждую запись. В первичный ключ могут входить несколько нолей, но значение первичного ключа должно быть уникальным для каждой записи. Первичные ключи используются для установления связей между таблицами.
Связи между таблицами. Таблицы могут быть связаны отношениями один –к -одному, один -к многим и многие – к - многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.
При установлении связей нужно определить какая таблица является главной, а какая - подчиненной.
Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требую неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.
Наиболее часто используются отношения один- ко - многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.
Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) является ключевым. Имена связывающих полей могут отличат
·ься, но типы и свойства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.
Рекомендации для ввода данных в таблицы Для ввода в поле текущей записи значения из того же поля предыдущей записи нажать клавиши и <">. (Двойной апостроф на русском регистре - на клавише "2").
Задание 2. Создать базу данных Университет на основе инфологической модели, приведенной на рис. База данных должна содержать 4 взаимосвязанных таблицы: Студент, Группа, Специальность и Факультет.
Таблица Студент:
- Номер зачетной книжки - ключевое поле числового типа, длинное целое;
- Номер группы - числовое поле, целое;
- Фамилия - текстовое поле длиной 15 символов;
- Дата рождения - поле типа «дата»;
- Коммерческий - логическое поле (да/нет).
Таблица Группа:
- Номер группы -ключевое поле числового типа, целое;
- Помер специальности - числовое поле, длинное целое;
- Номер факультета - числовое поле, байтовое;
- Номер курса - числовое поле, байтовое.
Таблица Факультет:
- Номер факультета - ключевое поле числового типа, байтовое;
- Наименование факультета - текстовое поле, 30 символов;
- Декан - тестовое поле, 15 символов.
Таблица Специальность:
- Номер специальности - ключевое поле числового типа, длинное целое;
- Наименование специальности - текстовое поле, 40 символов;
- Стоимость обучения - денежного типа.


Технология создания таблицы Студент
1. Создать новую базу данных, щелкнув по соответствующей кнопке инструментальной панели.
2. На вкладке «Общие» дважды щелкнуть по значку «База данных». В окне «Файл новой базы данных» ввести имя базы данных «Университет.mdb».
3. В окне базы данных щелкнуть по кнопке «Создать». В окне базы данных выбрать режим создания таблицы с помощью мастера.
4. На 1-м шаге работы мастера выбрать в качестве образца таблицу «Студенты» и, дважды щелкая по образцам полей, включить в создаваемую таблицу поля:
- код студента
- фамилия
- специализация
Из таблицы сотрудники:
- дату рождения
- код отдела
5. Переименовать поля в соответствии с заданием:
код студента - номер зачетной книжки
специализация - коммерческий
код отдела - номер группы.
Щелкнуть по кнопке «Далее».
6. На шаге 2 в окне «Создание таблиц» дать имя таблице «Студент» и сохранить включенным переключатель «Microsoft Access автоматически определяет ключ». Щелкнуть по кнопке «Далее».
7. На шаге 3 установить переключатель Изменить структуру таблицы и нажать на кнопку Готово.
8. Провести корректировку типов данных в соответствии с заданием.
9. С помощью копки Вид инструментальной панели перейти в режим таблицы и приступить к вводу данных.
10. Ввести данные для 3-х групп по 10 студентов в каждой с различным набором признаков.
11 . После ввода данных сохранить базу данных.
Освоение приемов работы с фильтрами в таблицах
Задание 4. Найти студентов, фамилия которых начинается на заданную букву, например на букву «В». Список найденных студентов должен быть упорядочен по алфавиту. Для поиска использовать расширенный фильтр. Технология:
1. Для установки расширенного фильтра ввести команду ЗАПИСИ/Фильтр/Расширенный фильтр. Появится окно с бланком фильтра.
2. Указать поле, по которому должна происходить фильтрация. В окне бланка дважды щелкнуть по полю «Фамилия», расположенном в таблице «Студент». Поле «Фамилия» появится в 1-ой строке «Поле» нижней половины бланка (столбец 1).
3. Указать в строке бланка «Сортировка» порядок сортировки. Для этого щелкнуть левой клавишей по этой строке в 1-м столбце. Появится список вариантов сортировки. Выбрать «по возрастанию».
4. Ввести условие отбора. Для этого ввести в 3-ю строку 2 символа: В*
5. Применить фильтр. Для этого можно воспользоваться 3 способами:
- выполнить команду ЗАПИСЬ/Применить фильтр.
- щелкнуть по кнопке инструментальной панели «Применение фильтра»
- щелкнуть правой клавишей по свободной зоне бланка и в контекстном меню выбрать пункт «Применить фильтр».
6. Отмена фильтра. Для просмотра таблицы в полном виде нужно выполнить команду «Удалить фильтр» либо в меню ЗАПИСИ, либо в контекстном меню, либо с помощью соответствующей кнопки инструментальной панели.
Задание 5. Найти студентов, родившихся в заданном году с помощью расширенного фильтра.
1. Вызвав контекстное меню, очистить бланк фильтра
2. Ввести в 1-ый столбец бланка условие для поля дата рождения >= заданная дата, а во 2-ой столбец для того же поля условие <= заданная дата,
Задание 6. Найти студентов, родившихся в заданном году и обучающихся на коммерческой основе в заданной группе.
Для решения задачи использовать 4 столбца бланка с названиями полей: дата рождения, дата рождения, номер группы, коммерческий.
Задание 7. Предварительно создав в режиме конструктора, вести данные в таблицы: Группа, Факультет, Специальность.
В таблице Группа поле «Номер группы» должно быть того же типа и с того же размера, что и в таблице Студент. В эту таблицу следует ввести 5-6 строк, в том числе 3 строки с теми же номерами групп, что и в таблице Студент.
Аналогично, в таблице Факультет поле «Номер факультета» должно быть того же типа и того же размера, что и в таблице Группа. В таблице должно быть 3-5 строк, в том числе строки с такими же номерами факультетов, что и в таблице Группа.
В таблице Специальность поле «Номер специальности» должно быть того же типа и того же размера, что и в таблице Группа. В таблице должно быть 3-5 строк, в том числе строки с такими же номерами специальностей, что и в таблице Группа.
Задание 8. Сжатие базы данных
В процессе работы с БД некоторые таблицы приходится удалять. После удаления таблиц файл базы данных становится фрагментированным, и место на диске используется нерационально. Сжатие базы данных приводит к созданию ее копии, в которой диск используется более экономно.
1. Сжатие открытой базы данных
В меню Сервис выбрать команду Служебные программы и подкоманду Сжать базу данных.
2.Сжатие базы данных, которая не открыта
- Закрыть активную базу данных.
- Выполнить команду СЕРВИС/Служебные программы/Сжать базу данных.
- В диалоговом окне База данных для сжатия указать базу данных, которую следует сжать, и нажать кнопку Сжать.
- В диалоговом окне Сжатие базы данных указать имя, диск и папку для сжатой базы данных.
- Нажать кнопку Сохранить.
Допускается сжатие файла базы данных в файл с тем же именем, что и имя файла исходной базы данных, или создание файла с новым именем. При указании того же имени, диска и папки и при успешном сжатии базы данных исходный файл автоматически заменяется на сжатый файл.
Защита базы данных
Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл МDЕ.
Установка пароля
Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль.
Для установки пароля следует открыть базу данных в монопольном режиме (команда ФАЙЛ/Открыть, в списке кнопки Открыть выбрать режим Монопольно) и выполнить команду СЕРВИС/Защита/Задать пароль базы данных.
Задание 9. Шифрование и дешифрование базы данных
При шифровании базы данных ее файл сжимается и делается недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования.
1. Запустить Microsoft Access без открытия базы данных.
Внимание! Невозможно зашифровать или дешифровать открытую базу данных. В сети попытка шифрования или дешифрования окажется неудачной, если база данных открыта другим пользователем.
2. Выполнить команду СЕВИС/ Защита/ Шифровать/ Дешифровать.
3. Указать имя базы данных, которую требуется зашифровать или дешифровать, и нажать кнопку ОК.
4. Указать имя, диск и папку для конечной базы данных и нажать кнопку ОК.
№ группы

Декан

№ зачетной книжки

№ группы

Фамилия

Дата рождения

коммерческий

курс

№ специальности

№ факультета

СТУДЕНТ

ГРУППА

ФАКУЛЬТЕТ

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ

Номер специальности

Наименование специальности

Стоимость обучения

Номер факультет

Наименование факультета

Рис . Инфологическая модель базы данных Университет



Заголовок 1 Заголовок 2 Заголовок 315

Приложенные файлы

  • doc 23988106
    Размер файла: 146 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий