л.3 оценка физического состояния документов


Глава 5. Физическое состояние документов5.1. Дифференцированный подход в обеспечении сохранности документовПрактика отечественного и зарубежного архивного дела показывает, что число документов, требующих спасения средствами реставрации и воспроизведения, постоянно увеличивается. Фактор разрушения оказывается значительно более мощным, чем ограниченные возможности сохранения документов.
Современная цивилизация повсеместно стоит перед реальной угрозой потери многих документальных памятников истории и культуры и должна решать проблему сохранения наследия прошлого на основе вынужденного применения жестких принципов экспертизы и отбора документов не только при комплектовании фондов, но и в сфере хранения документов, их специальной обработки [50, 51].
Сегодня этот подход актуален не только для новых видов документов, но и для основного, традиционного вида — бумажных документов, главного источника ретроспективной информации [52].
Необходим последовательный переход к избирательному обеспечению сохранности бумажных документов на основе дифференцированного подхода.
Дифференцированный подход предполагает, прежде всего, выделение из общего объема хранящихся в архиве документов так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов.
Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность).
Дифференциация документов по их ценности проводится с учетом принадлежности документов к уникальным и особо ценным, а также существующей категорийности фондов архива.
Дифференциация документов по их физическому состоянию осуществляется в соответствии с основными правилами работы госархивов на основе методических положений ВНИИДАД [50].
5.2. Особенности отечественных бумажных документов 19-20 вв.Известно, что физическое состояние документов зависит от двух основных факторов — условий создания и условий их хранения. В России и европейских странах оба эти фактора действовали однотипно вплоть до начала 20 века.
Отечественные бумажные документы 17-19 вв. создавались, по существу, на основе тех же материалов и технологий, что и в европейских странах. Основная масса бумажных документов этого периода, хранящихся в отечественных исторических архивах, выполнена на тряпичной бумаге ручного и машинного производства, ввозившейся преимущественно из Голландии и Франции. Российская бумага, выпускавшаяся в 17-19 вв. была хуже европейской, а объемы ее выпуска не обеспечивали целиком потребности внутреннего рынка. В официальном делопроизводстве России в этот период наряду с отечественной постоянно применялась импортная бумага [6, 9].
Российские и европейские средства рукописного текстонанесения были однотипными (тушь, железо-галловые, кампешевые чернила). Даже в разнообразии чернильных рецептур просматривается сходство подходов в изготовлении и применении средств текстонанесения в европейских странах и в России [12-14].
Хранение документов в России в 17-19 веках также не отличалось существенным образом от практики европейских стран.
В этот период условия хранения документов везде были однотипно плохими, так как документы не ценились и не рассматривались как исторически важные источники. Такое отношение определяло и условия их размещения: они хранились в неприспособленных, часто сырых и неотапливаемых помещениях (подвалах, башнях, сундуках и т.п.), использовались редко, безнадзорно разрушались, многие были утрачены или намеренно уничтожены [5].
Лишь в 19 веке, особенно во второй половине столетия, в европейских странах, в Америке, в России начала постепенно формироваться система взглядов и мер, направленных на упорядочение хранения, коснувшаяся и вопросов физической сохранности документов. На рубеже 19-20 веков этот позитивный процесс проходил в условиях растущей озабоченности за сохранность документов, которые начали создавать с использованием машинописи, синтетических красителей, недолговечных древесных бумаг. В разных странах появляются испытательные станции для проверки качества бумаги.
Однако именно на этом важном этапе Россия входит в затяжной кризисный период, растянувшийся почти на 50 лет и негативно повлиявший на состав и физическое состояние отечественных бумажных документов.
В это пятидесятилетие вписались последовательно несколько экстремальных периодов: первая мировая война (с 1914 г.); октябрьская революция, гражданская война, переходный период (1917-1930 гг.); отечественная война (1941-1945 гг.).
На сравнительно коротком временном отрезке неоднократно и резко менялись как условия создания документов, так и условия их хранения.
С началом первой мировой войны почти прекратился ввоз в страну бумаги и средств письма. Началось применение низкосортных заменителей. В 1917-1922 гг. этот процесс достиг апогея. При создании документов стали повсеместно применять любые бумаги, в том числе оберточные, афишные, папиросные, газетные. При остром дефиците средств письма машинописные документы печатались на изношенных лентах и копировальных бумагах. Для получения максимального количества копий использовали папиросные бумаги, а для письма — разбавленные чернила, карандаши. Резко увеличилось количество документов с плохо читаемым, слабоконтрастным текстом. Масштаб этих явлений, большое количество слабоконтрастных документов, создававшихся повсеместно — специфическая проблема российских архивных фондов 20-х годов, почти не свойственная другим странам. С 30-х и до 70-х годов ее ошибочно считали проблемой массового угасания текстов. Лишь лабораторные, а затем и архивные статистические исследования доказали, что причина не в катастрофически быстром выцветании новых анилиновых красителей, а в специфических условиях создания документов [23, 53].
Начиная с 1917 года в условиях революции, военных действий, кризиса хозяйственной жизни резко ухудшилось хранение документов. Условия неотапливаемых, сырых помещений, активизация всех естественных и искусственных факторов старения нанесли физическому состоянию документов огромный ущерб. Многие фонды продолжали храниться и размещаться в неотапливаемых приспособленных, церковных, других зданиях даже в 30-50-е годы.
В 40-е годы отечественные документы пережили еще один тяжелейший период — эвакуации, размещения во временных местах хранения, реэвакуации, а также формирования фондов, отражающих историю войны, воинских учреждений, партизанского движения и т.д.
Более 50 лет сложные многоаспектные пути становления и развития архивного дела в стране, жизнь архивных документов проходили в условиях острого дефицита помещений и борьбы архивистов за выживание документов.
Специфика условий создания и условий хранения предопределили особенности физического состояния отечественных бумажных документов, многообразие дефектов бумаги и текстов.
5.3. Проверка физического состояния документов. Общие положенияПроверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. Сведения о состоянии фондов позволяют архиву прогнозировать дальнейшее поведение документов, планировать работу по их сохранности, устанавливать приоритеты в этой работе с учетом отраслевой концепции сохранности ГАФ, развития технических средств и конкретных возможностей архива.
Работа по проверке состояния документов проводится этапно. Этапность устанавливается архивом в соответствии с категорийностью, объемом, состоянием фондов. Приоритетные права в порядке убывающей очередности имеют уникальные и особо ценные документы, затем комплексы документов первой, второй, третьей категории.
При планировании очередности работ архив может учитывать специфику состояния отдельных фондов или их частей, предысторию плохого хранения или аварийного повреждения каких-то комплексов. Сведения о плохом состоянии и/или интенсивном использовании таких комплексов могут служить основанием для включения их в приоритетный план проверки, если это не входит в противоречие с ценностью материалов или с реальными возможностями архива.
Проверка физического состояния и выявление поврежденных документов должны быть подчинены задаче последовательного, планомерного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии материалов архива.
Работа должна проводиться по единой методике с применением типовой номенклатуры дефектов документов [50].
Важной особенностью методики является переход к однозначной, буквенно-цифровой индексации дефектов бумаги и текстов, т.е. к единой индексации физического состояния документов и их дифференциации по приоритетам состояния.
Методика разрабатывалась с учетом гуманитарной специфики ее применения, на основе визуальной оценки признаков состояния.
Единая система индексации дефектов позволяет вести учет поврежденных материалов традиционным или компьютерным способом, обеспечивать преемственность накопления данных независимо от временных рамок этой работы и использовать полученный банк данных для решения конкретных аналитических задач архива.
5.4. Оценка физического состояния документов5.4.1. Типовая номенклатура дефектов и их буквенно-цифровая индексацияФизическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги и/или текстов. В соответствии с номенклатурой каждый вид повреждений имеет свой индекс (Таблица 4).
Таблица 4
Типовая номенклатура повреждений и их индексация
Индекс дефекта Характеристика дефектов
0 Отсутствие дефекта
Дефекты бумаги:
А
Б Сильное разрушение бумаги
Незначительное разрушение бумаги
Дефекты текста:
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4. Химическая или физическая коррозия текста: Выцветание текста локальное
Кислый железо-галловый текст
Стирающийся нестойкий ЭГ — текст (ксерокопии)
Стирающийся нестойкий карандашный текст
2.
2.1.
2.2.
2.3. Слабоконтрастный, нестойкий к выцветанию цветной и черный текст, в том числе:
Слабоконтрастный рукописный и гектографический текст
Слабокомтрастный цветной машинописный и слабоконтрастный цветной рукописный карандашный текст
Слабоконтрастный железо-галловый текст
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4. Слабоконтрастный, стойкий к выцветанию черный текст, в том числе:
Слабоконтрастный машинописный черный текст (копии)
Слабоконтрастный ЭГ черный текст (ксерокопии) Слабоконтрастный машинописный черный текст (оригинал)
Слабоконтрастный черный типографский текст;
слабоконтрастный черный рукописный тушевой текст
4. Угасший текст
5. Утрата текста (отсутствие части листа с текстом)
Повреждения бумаги индексируют буквенными индексами Б (незначительные повреждения) или А (сильные повреждения).
Дефекты текста индексируют цифровыми индексами 1, 2, 3, 4, 5. В пределах цифровых групп используется дробная индексация (например, 1.1, 1.2 и т.д.). Отсутствие дефектов индексируется знаком «О» (ноль).
Общее физическое состояние документа оценивают по совокупности повреждений бумаги и текста, используя суммарный буквенно-цифровой индекс.
Пример 1: бумага с незначительными повреждениями (группа Б), текст угасший (группа 4), индекс физического состояния этого документа Б-4.
Пример 2: Бумага дефектов не имеет (группа 0), текст частично утрачен (группа 5), индекс физического состояния 0-5.
Наличие и виды дефектов бумаги или текста определяют визуально при полистном просмотре дела для каждого документа.
Обращают внимание на «возраст» документа (год), что помогает судить о природе бумаги и текста.
Например, год создания до 1870 года, как правило, указывает на тряпичную бумагу и старинный текст (железо-галловый, тушевой и т.п.). Более поздние документы создавались преимущественно с применением древесных бумаг и анилиновых красителей (см. главу 1).
Оценивают также внешний вид и особенности бумаги, характер и степень ее повреждения. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет, контраст текста, на локальный или общий (по всему листу) характер повреждения.
Приступая к работе, полезно получить первичные навыки «опознавания» дефектов на тематических занятиях по диагностике, пользуясь альбомами документов с подобранными типовыми повреждениями.
Буквенно-цифровые индексы компактно-информативно характеризуют состояние документов, указывают степень опасности данного состояния для дальнейшего хранения и устанавливают место документа в ряду приоритетов (ряд слева направо с убывающей степенью опасности состояния): А-1; А-2; А-3; А-4; А-5; А-0; Б-1; Б-2; Б-3; Б-4; Б-5; Б-0. Тот же порядок сохраняется и при использовании дробного индекса подгрупп, т.е.: А-1 Л; А-1.2; А-1.3; А-1.4; А-2.1; А-2.2 и т.д.
Буквенно-цифровой индекс, характеризуя физическое состояние, указывает, в каких видах специальной обработки нуждается данный документ и, следовательно, определяет приоритеты в проведении специальной обработки.
Например: группа А — сложная реставрация;
Б — простая реставрация; группа
1 — реставрация текста с устранением причин химической или физической коррозии;
группы 2, 3, 4 — фотореставрация разной степени сложности;
группа 5 — простая реставрация.
Подробное описание групповых дефектов таблицы 4, их внешних признаков, а также вопросов диагностики дается в последующих разделах.
5.4.2. Признаки дефектов и их отнесение к типовым группам5.4.2.1. Дефекты бумаги
Дефекты бумаги могут иметь характер механических повреждений; повреждений биологических (насекомыми, плесневыми грибами и т.п.); повреждений химических; повреждений водой и огнем. Опытный специалист обычно различает, чем вызваны дефекты, может судить об их причине.
Относительно мало опасны и легко опознаются механические повреждения по признакам разрывов, надрывов листа, по их резким границам. Легко опознаются и являются механическими по своей природе следы деятельности насекомых (сквозные отверстия, узоры ходов и т.п.). Если число таких дефектов невелико, они устраняются легко; при увеличении их числа растет степень их суммарной опасности для целостности и прочности листа.
Плесневые грибы могут сильно ослаблять бумагу и дефекты плесневения узнают по локально ослабленным, разрушенным местам; по черному или цветному порошку спор; по нитевидным, ватообразным следам мицелия; по следам намокания бумаги в этих местах, часто с осадками солей. Иногда следы плесневения малозаметны и разрушений бумаги почти нет; чаще разрушения видны отчетливо, бумага вялая и расползается: такая степень ослабления опасна для целостности и сохранности документа.
Химические повреждения бумаги сопровождаются появлением хрупкости, ветхости, иногда желтизны по всему листу или ближе к краям. Такие же признаки у повреждений световых: в этом случае повреждениям бумаги сопутствуют признаки выцветания цветного текста по всему листу. Особняком стоят и сразу заметны локальные химические повреждения в отдельных местах бумаги, вызванные попаданием химических веществ, наклейками и т.п.
Повреждения водой и огнем опознаются легко и квалифицируются как особо опасные из-за сильной деградации и высокой хрупкости бумаги; обычно сопровождаются повреждением текста (выцветанием, расплыванием, смыванием и т.п.). Действие огня сопровождается обугливанием, изменением цвета бумаги и текста, сильным загрязнением документов сажей.
Эксперт, оценивающий состояние бумаги, должен ориентироваться, главным образом, на степень повреждения, признаки ослабления прочности бумаги и не искать специально причины появления дефектов (химические, биологические и т.п.).
По степени повреждения дефекты бумаги делят на две группы: А и Б.
В группу А входят сильно поврежденные документы с высокой степенью деградации бумаги, имеющие очень низкую потенциальную долговечность. Дальнейшее хранение таких документов сопряжено с опасностью утраты физической целостности документов или полного их разрушения. Использовать их нельзя. Документы группы А требуют срочной, сложной реставрации в условиях специальной лаборатории.
К группе А относят документы, имеющие следующие дефекты бумаги:
а)Бумага ветхая, утратила прочность, легко ломается, крошится,расползается от нагрузки, прикосновения, при изгибе. Утрачена прочность по всему листу или в отдельных крупных частях листа. Цвет чаще всего бурый, коричневый, желтый, тускло-серый и реже — белый.
Признаки характеризуют высшую степень деградации и старения бумажного листа.
б)Бумага прочная, но с большим числом локальных, в отдельных местах и/или по всему листу повреждений любого характера, создающих в своей совокупности опасность утраты целостности листа, выпадения его частей. Типичные примеры: разрывы на много частей и фрагментов по местам сгибов, механических нагрузок и т.п.; многочисленные проколы, порезы, изломы, выпадения частей листа; повреждения документа в различных местах с признаками ветхой, разрушенной, изменившей цвет в этих местах бумаги; многочисленные повреждения бумаги насекомыми («кружево»); повреждения бумаги в отдельных местах плесневыми грибами с сопутствующими признаками ослабления, ветхости, выпадения бумаги в этих местах; наличие наклеек во многих местах, а также по всему листу с сопутствующими признаками потемнения, ослабления бумаги, отслаивания наклеек.
в)Сцементированные документы, т.е. слипшиеся за счет действия воды, клея, плесневых грибов отдельные листы в деле или целые дела. Реставрировать такие материалы очень трудно. Поэтому отнесение таких дел к группе А должно быть обоснованным прежде всего по критерию ценности.
г)Документы, сильно поврежденные водой и огнем.
В группу Б — входят документы с достаточно прочной бумагой, обеспечивающей сохранность и целостность документа, но имеющей отдельные, незначительные повреждения: ослабленные, обтрепанные, ветхие края листа; складки, изломы, коробления листа; небольшие разрывы или надрывы листа; значительные загрязнения всего листа или отдельных частей, мешающие использованию документа и др.
Устранение дефектов группы Б не требует сложной реставрации и может проводиться как в специальной лаборатории, так и в архиве, но с соблюдением необходимых правил и принципов реставрации [25].
В пределах групп А и Б допустимо более детальное разделениедокументов по видам повреждений с учетом специфики фондов архива, т.е. с использованием дробной буквенной индексации (а,; а2; а3 или б,; б2; бз и т.д.).
5.4.2.2. Дефекты текста
При оценке степени опасности того или иного дефекта текста нужно учитывать сразу три фактора, определяющих его потенциальную долговечность:
вид текста, т.е. совокупность признаков, дающих представление о способе и времени текстонанесения, использованных средствах письма и т.п.;
контраст текста, как показатель наличия красителя; чем меньше контрастность, оптическая плотность текста, тем меньше его потенциальная долговечность в группе аналогов;
коррозия текста, т.е. ускоренное разрушение текста по химическим или физическим причинам; своевременное обнаружение таких документов позволяет устранить причину коррозии и прекратить ускоренное разрушение текста.
Дефекты текстов подразделяются на 5 групп, а в пределах групп — на подгруппы. Приоритет группы определяется ее номером, т.е. первыми по степени опасности стоят дефекты текста 1-й, затем 2, 3, 4, 5 групп.
В первую группу выделяются документы с признаками коррозии текста, т.е. объекты, ускоренно угасающие либо за счет действия активных химических веществ, попавших на документ (химическая коррозия), либо из-за низкой устойчивости самого текста к истиранию (физическая коррозия). По конкретным признакам первая группа подразделяется на четыре подгруппы.
Подгруппа 1.1 объединяет документы с выцветающим в отдельных местах текстом (химическая коррозия). Явление характерно для цветных текстов (рукописных чернильных и карандашных; машинописных, гектографических, печатных). Может наблюдаться и у черных рукописных чернильных и черно-цветных карандашных текстов, а также у современных цветных принтерных текстов, т.е. всех тех текстов, в состав которых входят черные красители. Это явление не свойственно чернографитным, тушевым рукописным текстам, в которых использованы химически стойкие черные пигменты — сажа, графит.
Угасание текста в отдельных местах может иметь характер зонного, послереставрационного или контактного выцветания.
Зонное выцветание (отдельные зоны, строчки) чаще всего наблюдается в местах старых наклеек (силикатный и другие щелочные клеи), в местах подмочек документа (попадание щелочных, засоленных, загрязненных вод; действие ферментов грибов). Послерестав-рационное выцветание может быть следствием неправильной реставрации с использованием случайных, чаще щелочных веществ, а также следствием нейтрализации кислотности бумаги. Если такой обработке подвергнут весь лист, выцветание захватывает весь текст. Следует отличать подобные химические проявления от оптического вуалирования текста за счет наклеивания по листу тонкой прозрачной реставрационной бумаги. Контактное выцветание является следствием контакта текста с активными объектами: железными скрепками, скотчем, низкосортной или щелочной бумагой прокладок, конвертов, обложек, соседних листов дела. Иногда при таком контакте желтеет сама бумага документа и за счет этого ослабляется контраст текста, меняется его оттенок.
Подгруппа 1.2 объединяет документы на тряпичной бумаге с сильнокислым железо-галловым текстом. Химическая коррозия вызвана одновременным действием серной кислоты и солей железа, образующихся при медленном разложении текста, особенно во влажной среде. Характерные признаки: резкое ослабление бумаги, ее разрушение и выпадение в местах нанесения текста; хрупкая, ослабленная, желто-коричневая бумага в зоне строк, а иногда на значительных площадях листа; пробивание текста насквозь, а иногда на соседний лист с признаками хрупкости бумаги в местах строк. Сам текст чаще всего яркий, черно-коричневого цвета и реже — с ослаблением его контраста.
Подгруппа 1.3 включает документы с плохо закрепленным, легко стирающимся электрографическим текстом (физическая коррозия ксерокопий). Типичные признаки: смазывание, стирание фрагментов текста с образованием серого фона на документе или соседнем листе; реже наблюдается осыпание, скалывание текста без явного фоно-образования.
Подгруппа 1.4 включает документы с нестойким к износу, стирающимся карандашным цветным или чернографитным текстом. Признаки: серо-черный или цветной фон на документе или соседнем листе. Дефект особенно характерен для текстов, нанесенных мягкими грифелями (уголь, свинец, графит, жирные цветные грифели).
Во вторую группу выделяются документы со слабоконтрастными, цветными, нестойкими к выцветанию текстами. Ключевые признаки группы: низкий контраст текста, цветные красители и способность текста выцветать на свету (быстро) и в темноте (медленно). В пределах группы тексты делятся на подгруппы в порядке увеличения стойкости текстов к выцветанию (2.1, 2.2, 2.3).
Подгруппа 2.1 — документы со слабоконтрастным, рукописным чернильным, а также гектографическим текстом (цветным и черным).
Подгруппа 2.2 — документы со слабоконтрастным рукописным цветным карандашным и цветным машинописным текстом. В состав этих текстов входят обычно не чистые красители, а более стойкие к выцветанию цветные лаки на основе органических красителей.
Подгруппа 2.3 — документы на тряпичной бумаге со слабоконтрастным железо-галловым текстом. Цвет текста — светло-коричневый (желтый). Иногда этот старинный текст может быть кампешевым, танниновым, которые внешне неотличимы от железо-галлового. Признаков сопутствующего разрушения бумаги в местах строк нет. Время создания документов 2.3, как и документов 1.2 — до 1900 года.
В третью группу выделяются документы со слабоконтрастными, черными, стойкими к выцветанию текстами. Ключевые признаки группы: низкий контраст и черный цвет текста. Для этих текстов характерна высокая устойчивость к выцветанию, связанная с наличием сажи. Угасание текста возможно лишь при его истирании. Прочность к истиранию у текстов третьей группы растет в ряду подгрупп: 3.1, 3.2, 3.3, 3.4. (см. главу 1, раздел 1.3.3).
Подгруппа 3.1 — слабоконтрастные, черные, машинописные копии (2-5 экз.);
Подгруппа 3.2 — слабоконтрастные, черные, электрографические тексты (ксерокопии).
Подгруппа 3.3 — слабоконтрастные, черные машинописные оригиналы (1 экз.).
Подгруппа 3.4 — слабоконтрастные, черные, рукописные тушевые тексты, а также черные типографские тексты.
В четвертую группу входят документы с угасшим текстом.
Угасшим называют текст, у которого степень контраста настолько мала, что отдельные слова, строки, фрагменты текста или весь текст не читаются, т.е. вся текстовая информация не извлекается.
Слабокбнтрастным называют еле видимый глазом, трудночитаемый текст. Отличается от угасшего тем, что слабоконтрастный текст можно еще прочитать полностью, т.е. извлечь визуально всю текстовую информацию.
Химически восстановить слабоконтрастный и угасший текст на оригинале невозможно. Применительно к таким документам речь идет о сохранении информации: поэтому документы 2, 3, 4 групп сдаются на специальную обработку (фотореставрация; компьютерные способы усиления изображений; иногда — машинописное или принтерное копирование).
В пятую группу входят документы с утраченным текстом. Утрата текста всегда связана с физической утратой части бумажного носителя, оторванного или разрушенного насекомыми, плесенью и т.п. В отличие от угасания утрата текста означает необратимую, невосполнимую потерю документной информации.
5.4.3. Оценка физического состояния документов в архивах способом малой выборкиПроверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая, долговременная работа, которую нужно тщательно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе. Специально разработанная и описанная выше индексированная система выявления, оценки и учета дефектов позволяет проводить эту работу без каких-либо временных ограничений, постепенно создавая и непрерывно пополняя банк данных архива.
Любой архив рано или поздно вынужден будет вести эту работу. В то же время любой архив заинтересован в использовании наиболее рациональных способов ведения работы.
В принципе, проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно двумя способами.
Первый, традиционный — это способ сплошной проверки всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда).
Второй, новый способ — это выборочный способ, когда из всего объема массива отбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива. Приступая к разработке этого способа невозможно было априори утверждать, что он пригоден для оценки такой сложной системы, как физическое состояние документа.
В общей сложности эксперты ВНИИДАД полистно проверили физическое состояние 8691 дела (847 тысяч документов) из 40 фондов РГВА и ГАРФ, структурированных в 227 крупных массивах с разными свойствами и широким временным диапазоном их создания (1864-1990 гг.). Эти данные, по существу, несут выборочную статистическую информацию о бумажных документах России, созданных и хранившихся в сложный период истории нашей страны.
Было однозначно доказано, что случайная малая выборка может применяться в архивной практике для количественной оценки физического состояния больших массивов документов, в том числе для оценки количества дефектов, их вида и других конкретных показателей состояния [50].
Для такой оценки достаточно выборки, составляющей примерно 2% от объема исследуемого массива.
Выборочная проверка производится путем полистной оценки состояния только тех дел, которые попадают (выделяются) в выборку. Поэтому она имеет свою специфику, присущую выборочному способу. Выборочная проверка обеспечивает:
информацию о конкретном состоянии документов (дел), попавших в выборку;
прогнозную (усредненную) информацию о состоянии всего массива, из которого сделана выборка, но без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;
-20—50 — кратный выигрыш во времени при оценке физического состояния крупного массива по сравнению с временными затратами на его сплошную проверку;
-ускоренную, оперативную, сравнительную оценку физического состояния нескольких массивов, т.е. решение задачи расположения проверенных массивов документов в приоритетный ряд.
У каждого способа — сплошной или выборочной проверки — есть свои достоинства и недостатки. Сплошная проверка дает полную информацию о всех документах массива, но требует больших временных затрат, рассчитана на многолетние работы. Малая выборка является более быстрым способом получения той же информации, но без сплошной характеристики всех объектов массива.
Поэтому проверку физического состояния следует проводить так, чтобы компенсировать недостатки каждого способа и обеспечить оптимизацию работы по проверке в целом.
Целесообразно использовать малую выборку для оперативной сравнительной оценки состояния нескольких крупных массивов и затем проводить их сплошную проверку в соответствии с выборочным прогнозом, начиная с массивов с плохим физическим состоянием. Очевидно, что при такой системе некоторые массивы проверять сплошь будет вообще нецелесообразно из-за малого количества поврежденных дел.
Термин «случайная малая выборка» не должен рождать иллюзию простоты и беспорядоченности операции отбора дел. Фактически малая выборка обязательно проводится с учетом структуры проверяемых массивов и с соблюдением строгих правил [54].
В противном случае малая выборка превращается из инструмента точного прогнозирования в средство дезинформации.
Малая выборка может давать прогноз с разным уровнем надежности (от 90 до 99,9%). Для архивных задач достаточен уровень надежности 0,95 (95%).
При необходимости, увеличивая или уменьшая объем выборки примерно в 1,7 раза, можно перейти соответственно на более высокий (0,99) или более низкий (0,90) уровень надежности. Чтобы обеспечить надежность прогноза 0,95, выборка должна быть достаточной, т.е. иметь определенный выборочный объем в листах. Этот минимально-достаточный объем равен примерно 1600 листам. Если объем выборки 900-1000 листов, надежность прогноза уменьшается от 0,95 до 0,90, а при объеме выборки меньше 900 листов прогнозные оценки становятся ненадежными (ориентировочными).
Поэтому малая выборка, как показала практика, наиболее продуктивна при оценке состояния крупных массивов по 16-32-80-160 тысяч листов: тогда выборка в 1600 листов составит соответственно 10-5—2—1% от объема этих массивов. Подробнее практические вопросы проведения малой выборки изложены в тематическом пособии [54].
5.4.4. Рекомендации по подготовке и работе экспертовПроверка и оценка состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т.п.), а не каких-то количественных показателей (вес, длина, число и т.п.). Это предопределяет некоторую субъективность оценок, зависящих от жесткости суждений эксперта, его знаний, комфортности рабочего места и т.п. Поэтому экспертов для этой работы нужно готовить. Эксперт не только должен иметь минимум необходимых знаний, но и пройти предварительное обучение (стажировку), отработать технику экспертизы на моделях. Специальные альбомы с разными видами дефектов позволят «визуализировать образ» дефектов, закрепить принципы их узнавания, отработать унифицированный почерк экспертизы.
Практика показывает, что у разных экспертов реальные оценки всегда немного отличаются. Один эксперт, например, преимущественно тяготеет к жестким оценкам, другой, наоборот, — к мягким, либеральным. Это зависит не только от знаний, опыта, почерка эксперта, но и — психологически — от объема работ, от состояния дел. Замечено, что при хорошем состоянии дел, когда дефектов мало, эксперт начинает как бы «искать» дефекты, а в делах с чередованием плохих листов — работать мягче. Особенно это касается оценки контраста текста, отнесения его к категории слабоконтрастных и угасших.
Правилом должна быть однообразно жесткая работа эксперта: он не должен пропускать дефекты, но и не должен позволять себе учет «кажущихся» дефектов. Эксперт должен помнить о том, что в архиве огромное количество документов с дефектами и не следует мягкостью оценок множить их число.
Эксперт имеет право на сомнение, т.к. пользуется качественными категориями. Поэтому, наряду с типовой индексацией, эксперт в необходимых случаях может давать двойную оценку, отражающую его сомнение. Например, неясная градация слабоконтрастный/угасший может индексироваться двойной оценкой типа 0-2.1 (4), где вторая из них указывается в скобках.
Индексации, в принципе, подлежат дефекты основного текста документа. Однако, документ может иметь и вспомогательный текст (штампы, автографы, резолюции). Если этот текст имеет важное значение (историческое), то эксперт вправе учитывать и его дефекты, индексируя их строчно в порядке основной — вспомогательный. Например, дефекты основного текста машинописи и дефекты рукописной резолюции индексируются строчно: Б-2.2 (Б-2.1). При этом эксперт должен быть компетентен в оценке значимости вторичных текстов и не учитывать любые из них.
Главное требование к эксперту — профессиональное качество оценок. Не следует прерывать экспертизу в пределах дела. Смена экспертов в ходе проверки одного массива (описи, фонда) допускается, но нежелательна. Возможна в принципе и совместная работа нескольких экспертов над делами крупного массива с установленным порядком сведения результатов в общую таблицу. Экспертная работа должна строиться с учетом существующей в архиве системы структурирования (массивы фондов, описей, томов и т.п.), временных границ массивов, а также сведений о предыстории создания и хранения изучаемых массивов.
5.4.5. Физическое состояние бумажных документов 19-20 вв., хранящихся в архивахВ настоящее время накоплен большой статистический материал, позволяющий впервые судить о состоянии отечественных документов 20 века на основе количественных данных. Многие особенности состояния безусловно характерны для самых разных архивов.
Изучение физического состояния документов показывает, что среднее количество дефектов (бумаги и текста) составляет 5,1%, в том числе, в ГАРФ — 3,5%, в РГВА — 7,1% (таблица 5). Средние цифры в 3-7% не должны создавать иллюзию монотонности и однообразия физического состояния фондов. На самом деле дефекты в крупных массивах рассеяны неравномерно. Есть массивы (фондов, описей, томов) с очень низкой концентрацией дефектов (0-1%) и, наряду с этим, массивы, где концентрация дефектов достигает 10— 20%, а в редких случаях даже 30^0%.

Неравномерность распределения дефектов в фондах, в отельных структурных частях фондов — характерная особенность, присущая большинству массивов. Из этого следует, что при проверке состояния фондов в любом архиве, нужно максимально использовать малую выборку, как доступное средство оперативной сравнительной диагностики и прогнозирования.
2. В настоящее время 93-97% документов дефектов не имеют. Это не доказательство их высокой долговечности, а статистический факт, показывающий, что хранящиеся 100-120 лет бумажные документы в своей основной массе еще не достигли рубежа изменений, фиксируемого по типовой шкале дефектов и требующего специальных мер по их сохранности. Поэтому важнейшая задача архивов сегодня и на перспективу — стабилизация этого состояния, соблюдение норм и условий правильного хранения документов. Можно предполагать, что при нормальном хранении документы могут «прожить» еще не менее 100-200 лет. Этот вывод, видимо, достаточно достоверен, если учитывать, что за 100-200 лет средняя степень разрушения документов не перешла рубеж 10%. Известно, что старение бумаги и текстов протекает по экспоненте, т.е. максимальные изменения почти по линейному закону всегда наблюдаются на начальном этапе. Для бумажных документов этот естественный отрезок времени составляет 50-100 лет с момента их создания. Следует, однако, иметь в виду, что архивные документы 20 века не относятся к долговечным объектам: многие из них выполнены на низкокачественных бумагах с применением нестойких средств письма. Экспертиза оценивает наличие видимых дефектов, но не дает представления о скрытых изменениях структуры бумаги. Не исключено, что эти документы могут достаточно удовлетворительно храниться, но не выдержат серьезных физических нагрузок, особенно в экстремальных условиях. Здесь напрашивается отдаленная аналогия с прародителями бумаги — папирусами, которые могли долго храниться, но сильно страдали при использовании. Бумага при старении быстрее всего теряет гибкость, прочность на изгиб. Старые бумаги могут еще храниться, но быстро разрушаются при использовании.
3. Вся совокупность имеющихся данных показывает, что основными причинами появления дефектов бумаги и текстов являются не факторы естественного старения, а искусственные факторы, действовавшие при создании и хранении документов.
Наиболее наглядно это проявляется в дефектах группы А. Практически все сильные разрушения документов локализованы в делах, попадавших в аварийные ситуации и подвергавшихся действию воды и плесени. Для них характерна очень высокая степень химического, биологического, механического повреждения бумаги на многих листах дела, предельная ослабленность бумаги. Только в таких делах отмечается смывание, растекание, исчезновение текстов, особенно чернильных и карандашных. Количество дефектов группы А в среднем не превышает 0,05-0,15% и лишь в отдельных малых массивах достигает 0,3-0,5%. Эти «концентрированные аномалии» дефектов, сосредоточенные в отдельных делах, являются объектами с самой низкой потенциальной долговечностью. Их нужно выявлять и обрабатывать в первую очередь, а для их обнаружения следует использовать весь арсенал доступной архиву информации (сведения о фондах, аварийных ситуациях, использовании и т.д.).
С этих позиций предотвращение аварийных ситуаций, оперативную ликвидацию их последствий необходимо рассматривать, как важнейший элемент безопасности документов ГАФ России.
По статистическим данным большинство дефектов бумаги (1,5-2%) — это дефекты группы Б. Они вызваны не естественным старением, а появились как результаты использования документов, расшивания дел, плохого картонирования, формирования дел из нестандартных листов и объемных дел по 500-1000 листов и т.п. Эти документы — потенциальный источник пополнения группы А. В архивных условиях увеличение числа дефектов группы Б особенно быстро происходит при хранении документов без переплетов; в мягких, негабаритных, старых переплетах; при перемещениях дел; при использовании материалов.
Для этих документов опасны резкие, нерегулярные климатические изменения, вызывающие сопутствующие физико-механические деформации в массивах бумаги, в отдельных делах и листах.
Вероятно, ограничения доступа должны распространяться и на дела с большим числом дефектов группы Б. С другой стороны, необходим более жесткий контроль архивной отраслью комплектующих организаций. Экспертиза показывает, что современный документооборот продолжает поставлять в архивы ежегодно по 1-2,5 млн. бумажных документов с дефектами носителя и текста, а условия ведомственного хранения архивных материалов требуют улучшения.
4. Приведенные в таблице 5 данные показывают, что общее количество дефектов (5,1%) распределяется следующим образом: дефекты бумаги — 2,1%, дефекты текста — 3%. В разных архивах и в разных массивах это соотношение меняется.
Однако во всех случаях главный дефект текстов — это слабокон-трастность, специфическое явление, появившееся как результат применения плохих машинописных средств и избирательной практики поступления в архивы копийных материалов.
Процентное соотношение «контрастные (98,3%) — слабоконтрастные (1,6%) — угасшие (0,07%)» для цветных машинописных текстов прямо указывает на отсутствие массового выцветания текстов и на искусственную причину появления слабоконтрастных материалов.
Показательны статистические данные, позволяющие сравнить состояние текста документов, созданных до и после 1917 года. В материалах, относящихся к периоду 1870—1916 гг. даже при высокой степени повреждения бумаги в отдельных массивах (6,8%) число дефектов текста не превышает 0,2-0,4%. Известно, что в этот период началось массовое применение синтетических красителей, цветных средств письма на их основе, что подтверждается и архивными документами. Однако дефекты групп 2, 3, 4 до 1917 года встречаются редко. Подтверждается, что цветные рукописные и машинописные тексты способны выдержать вековое хранение, не переходя в категорию слабоконтрастных и, тем более, угасших. Это важный практический ориентир при оценке долговечности цветных средств письма, в том числе современных.
В массивах документов, созданных после 1917 года, количество дефектов текста увеличивается в 5-10 раз, причем как у цветного машинописного, так и у черного текста. Появляются дела, сформированные на основе не только единичных, но и серийных поступлений документов со слабоконтрастным и нечитаемым текстом. В наличии таких слабоконтрастных машинописных серий, как цветных, так и черных, особенно наглядно проявляется причина их появления — плохое исполнение документов. В 20—30-е годы отдельные случаи становятся массовым явлением.
5. Статистический анализ впервые выявил характерную картину зависимости физического состояния документов от времени их создания. Приведенные на рис. 7, 8 кривые показывают, что дефекты не рассеяны равномерно по годам, а концентрируются в определенных временных интервалах. Ухудшение состояния документов в 20-е и 30-е годы наблюдается не только в фондах РГВА и ГАРФ, но типично в разной степени для всех отечественных архивов.

$,%
Л 4
годы
Рис.7
Зависимость общей концентрации дефектов от времени создания документов:
— по материалам ГАРФ (массив 190 тыс. документов);
— по материалам РГВА (массив 373 тыс. документов).
Первый пик 20-х годов вызван дефицитом машинописных средств. вынужденным многократным использованием машинописных материалов, созданием многокопийных экземпляров документа, применением низкосортных бумаг. В этот период увеличивается концентрация всех видов дефектов, но особенно сильно — дефектов группы 2.2 (рис. 8).
В период НЭПа (1924-1929 гг.) дефицит исчезает, нормализуется делопроизводство и быстро улучшаются все показатели физического состояния документов.

Рис.8
Изменение концентрации дефектов по годам (по материалам РГВА. массив 373 тыс. документов):
1 — общая концентрация;
2.2 — слабоконтрастный цветной машинописный текст;
3.1 — слабоконтрастный черный машинописный текст (копии);
Б — повреждения бумаги группы Б.
После короткой стабилизации в 1928-29 гг. начинает формироваться очередной, более продолжительный пик 30—40-х годов, связанный с появлением черных слабоконтрастных машинописных копий (дефект 3.1) и ростом дефектов бумаги (группа Б). Ухудшение состояния документов в этот период объясняется, видимо, не только условиями их создания, но и упадком уровня делопроизводства, плохим состоянием ведомственного хранения, слиянием отдельных явлений такого рода в общую негативную тенденцию. Сдерживали, но не могли противостоять этой тенденции даже такие положительные факторы, как тестирование бумажной и машинописной продукции, переход на черные машинописные материалы, выпуск в достаточных для делопроизводства масштабах отечественных бумаг, чернил, средств машинописи.
Улучшение физического состояния отечественных документов начинается только с 50-х годов (рис. 8). В 60-80-е годы концентрация дефектов уменьшается до среднего уровня 0,2-0,5%. В этот период преобладают повреждения бумагу (группа Б) и дефекты черной машинописи (группа 3).
Можно предполагать, что относительная стабилизация физического состояния документов в 50-80-е годы — временное явление. С 90-х годов в стране происходят события, которые неизбежно отразятся на физическом состоянии отечественных архивных фондов, формировавшихся в конце 20 века.
В настоящее время архивное дело переживает новый период в создании бумажных документов. Традиционную машинопись вытесняют принтерные технологии, причем формирование новых документопотоков происходит при явном ослаблении позиций делопроизводства, на фоне применения временных быстро меняющихся рецептур и средств текстонанесения.
Аналогичные явления уже происходили сто лет назад, на рубеже 19 и 20 веков. Приведенный выше Краткий статистический анализ позволяет оценить их последствия.
Сегодня, на рубеже 20 и 21 века ситуация повторяется в новом варианте, однако результаты ее оценить пока невозможно.

Приложенные файлы

  • docx 23869281
    Размер файла: 210 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий